Le spese di rappresentanza degli enti locali

Presupposti e finalità delle spese di rappresentanza
Le spese di rappresentanza, essenzialmente, rispondono all’esigenza di proiezione esterna dell’Ente per l’accrescimento del prestigio (cfr., in tal senso, Corte dei conti, Sezione regionale di controllo per la Toscana, deliberazione n. 3/2019). Pertanto, non riguardano l’ordinaria gestione dell’Ente, né i servizi alla collettività.
Tali spese assolvono ad una funzione rappresentativa dell’Ente, ossia quella che, in stretta correlazione con le finalità istituzionali, soddisfa l’obiettiva esigenza di manifestare sé stesso, e le proprie attività, all’esterno e di mantenere ed accrescere il prestigio dell’ente nel contesto sociale in cui si colloca (carattere dell’inerenza); nonché l’interesse di ambienti e soggetti qualificati, per il migliore perseguimento dei propri fini istituzionali e per i vantaggi che, ad esso o alla comunità amministrata, derivano dall’essere conosciuto e apprezzato nella propria attività di perseguimento del pubblico interesse (carattere dell’ufficialità).
In sostanza, le spese di rappresentanza devono avere i seguenti requisiti:

1. ufficialità dell’evento,
2. eccezionalità della spesa,
3. accrescimento del prestigio,

nonché devono perseguire e soddisfare il peculiare interesse e vantaggio per la popolazione e promuovere l’immagine dell’ente, con positive ricadute sul territorio siano esse in termini economici, di turismo, di industria o altro, oltre che di ordine immateriale quali la valorizzazione storica, culturale, di solidarietà, ecc.

L’allocazione contabile, l’impegno e la liquidazione
Ai fini della gestione amministrativo contabile,  lo stanziamento per spese di rappresentanza viene annualmente determinato dal Consiglio Comunale in sede di approvazione del Bilancio di previsione ed assegnato dalla Giunta  nel P.E.G. al responsabile o ai responsabili individuati che provvederanno ad impegnare le spese mediante apposita determinazione, indicante, per ogni singola spesa, le circostanze e le ragioni di interesse pubblico che hanno indotto a sostenerla e le persone che beneficiano della stessa.
Quindi, le spese anzidette saranno liquidate, previa presentazione di regolari fatture o ricevute fiscali, debitamente vistate dal responsabile o dall’amministratore che le ha disposte, a pena di inammissibilità (cfr. Corte dei conti, Sezione regionale di controllo per la Campania, deliberazione n. 77/2019).
In ogni caso, ai fini della sana e corretta gestione delle risorse pubbliche, l’economicità e l’efficienza dell’azione della pubblica amministrazione impongono il carattere della sobrietà e della congruità della spesa di rappresentanza sia rispetto al singolo evento finanziato, sia rispetto alle dimensioni e ai vincoli di bilancio dell’ente locale che le sostiene.

La potestà regolamentare in materia
Stante la natura facoltativa e non necessaria delle spese di rappresentanza, gli enti locali possono esercitare la potestà regolamentare prevista dall’art. 7 del TUEL, che disciplini aspetti inerenti l’ambito di applicazione e le finalità, i soggetti autorizzati, i limiti e i criteri di spesa, la tipologia delle spese di rappresentanza, le esclusioni, le modalità di gestione amministrativa e contabile, i termini per la pubblicità e la rendicontazione alla Corte dei conti (cfr. Corte dei conti, Sez. controllo Puglia, deliberazione n. 46/2022/INPR).
Del resto, la regolamentazione delle spese di rappresentanza, oltre a garantire la trasparenza, l’imparzialità, l’efficacia e l’economicità della gestione delle spese anzidette, in attuazione del principio di buon andamento della pubblica amministrazione sancito dall’articolo 97 della Costituzione, può consentire, secondo la citata deliberazione della sezione di controllo della Puglia:

1. di garantire il contenimento della spesa pubblica;
2. di uniformare la gestione al rispetto della normativa vigente e dei principi elaborati dalla giurisprudenza contabile;
3. di semplificare le procedure amministrative e contabili dell'attività propedeutica e consequenziale alle spese di rappresentanza.

La trasmissione alla Sezione regionale della Corte dei conti
Ai sensi dell’art. 1, comma 173 della legge n. 266/2005, i provvedimenti, comunque denominati, ma con l’anzidetta finalità di accrescimento del prestigio istituzionale dell’Ente locale, unitamente agli eventuali separati atti di spesa, che superino i 5.000 euro (al netto dell’iva) e siano relativi a spese di rappresentanza, devono essere trasmessi alla Sezione regionale di controllo della Corte dei conti di riferimento ai fini del controllo successivo sulla gestione.

Gli atti e gli elementi da trasmettere al controllo
Ai fini del controllo successivo della Sezione di controllo, occorre inviare il provvedimento di spesa da cui si desuma:

1. pertinenza tra attività istituzionale e spesa sostenuta;
2. oggetto della spesa (bene e/o servizio), specificato nel dettaglio;
3. evento e/o circostanza in occasione della quale si è manifestata la spesa, specificata in dettaglio;
4. specifica esigenza che ha reso necessaria la spesa;
5. identità del fornitore del bene e/o servizio oggetto della spesa e modalità di acquisizione del bene e/o servizio in esame;
6. eventuali destinatari del bene e/o servizio acquistato, indicando in dettaglio: identità/veste/funzione del destinatario, nonché congruità della spesa in relazione al ruolo rivestito dal destinatario ed alla specifica esigenza che ha dato origine alla spesa;
7. per spese di ospitalità e di tipo conviviale andrà specificata identità, veste e funzioni dei partecipanti, nonché congruità della spesa in relazione a ruolo rivestito dagli stessi e alla specifica esigenza perseguita dalla spesa;
8. congruità della spesa in relazione alle dimensioni e caratteristiche dell’ente, all’importo complessivo delle risorse destinate a tali finalità e ai vincoli di bilancio dell’ente;
9. conformità spesa sostenuta in relazione ai prezzi di mercato;
10. ogni altra documentazione utile per la verifica della legittimità e regolarità della spesa.

Le spese non rientranti nella nozione di spese di rappresentanza
Non sempre è facile individuare ed elencare le spese di rappresentanza, per cui è più semplice, in concreto, fare riferimento a quelle non rientranti nel novero di quelle di rappresentanza secondo l’elaborazione della magistratura contabile, quali ad es.:

• le attività di informazione e comunicazione pubblica, di cui alla legge n. 150/2000 mediante strumenti di comunicazione (stampa, radio, televisione, internet, ecc.);
• la pubblicità legale od obbligatoria degli atti pubblici o atti ad essi equiparati;
• le spese sostenute per ristorazione, consumazione pasti e bevande, proprie e di terzi (ammesse solo se connesse ad incontri istituzionali aventi importanza e rilevanza esterna, idonei ad accrescere il prestigio dell’ente in quanto legate ad occasioni di rilievo esterno ed ufficiali, da cui l’ente ne possa trarre vantaggio in termini di accrescimento del prestigio e non risolversi in incontri che sono estrinsecazione degli ordinari rapporti istituzionali tra enti ed autorità);
• le spese per l’acquisto di beni (quali fiori, targhe, libri, ecc.) e/o servizi in occasione di eventi che non hanno il carattere dell’eccezionalità né dell’ufficialità, risolvendosi piuttosto in mera estrinsecazione di ordinaria attività dell’ente (sono, pertanto, esclusi eventuali omaggi floreali o d’altra natura da parte dei Comuni ai nubendi, non costituendo un evento eccezionale che accresce il prestigio dell’ente);
• le spese destinate agli amministratori o ai dipendenti dell’ente (ad esempio, doni e/o rinfreschi in occasioni di festività, medaglie e/o targhe e/o gadget in occasione di pensionamenti o ordinarie spese di funzionamento);
• le spese per necrologi, manifesti e/o corone funebri a parenti di amministratori e/o dipendenti che implicano un gesto di vicinanza (anche se è stata ammessa quella riferita al defunto in rapporto attuale o pregresso con l’ente a titolo onorifico e/o di servizio e per il quale l’ente intende esprimere riconoscenza: in tal senso, Corte conti, Sez. regionale di controllo per la Lombardia, deliberazione n. 200/2016);
• le spese collegate ad eventi e/o manifestazioni culturali, promosse dagli enti locali e che coinvolgono la cittadinanza;
• le spese relative ai contributi erogati a soggetti associativi operanti nel territorio (quali le c.d. “Pro Loco” o associazioni similari, per il finanziamento delle ordinarie attività ovvero per la copertura dei costi relativi ad una manifestazione programmata);
• le elargizioni in favore di parrocchie, conseguenti a benedizioni delle sedi istituzionali;
• le spese per l’acquisto di beni e/o servizi in occasione di festività (es. Natale, festa del Santo patrono, ecc.) o di altra natura, in assenza di esigenze realmente rappresentative della Pubblica Amministrazione;
• le spese per l’acquisto di beni e/o servizi attinenti allo sviluppo di politiche istituzionali qualificabili in senso lato di promozione culturale e/o di promozione dell’ente.

Le ipotesi di danno erariale
Nel corso del tempo, varie e molteplici sono state le condanne per responsabilità erariale della Corte dei conti in ordine a frequenti casi di uso non accorto delle spese in materia. Tra le fattispecie si rammentano, ad esempio:

• l’acquisto di autovetture di servizio costose e di grande cilindrata (Corte conti, Sez. I app., 6 luglio 1998, n. 217);
• le spese per pranzi di lavoro (Corte conti, Sez. I, 22 marzo 2001, n. 74);
• le spese per doni-ricordo in occasione delle festività natalizie (Corte conti, Sez. giurisd. Regione Calabria, 12 febbraio 2008, n. 112) o di oggettistica di valore da dare a taluni propri dipendenti (Corte conti, Sez. giurisd. Regione Lazio, 4 maggio 2006, n. 1051);
• le spese per congressi quando le tematiche affrontate non rientrino neppure indirettamente nelle competenze dell’amministrazione (Corte conti, Sez. II, 16 marzo 1994, n. 85).

Dall’esame della giurisprudenza contabile, che ha un approccio alquanto rigoroso in materia (ad es., v. Corte dei conti Lombardia, Delibera n. 6/2021), dunque, emerge che determinano responsabilità erariale le spese inquadrate come di rappresentanza in ordine:

• ad atti di mera liberalità;
• a spese di ospitalità effettuate in occasione di visite di soggetti in veste informale o non ufficiale;
• a omaggi, pranzi o rinfreschi offerti ad Amministratori o dipendenti;
• a spese connesse con l’attività politica volte a promuovere l’immagine degli amministratori e non l’attività o i servizi offerti alla cittadinanza.

Sono state ammesse, invece, le spese sostenute in occasione di gemellaggi quali strumenti per potenziare i rapporti di fraternità e gli scambi culturali ed economici tra un Comune del nostro Paese e quello di uno Stato estero, sempreché sussista un peculiare interesse e vantaggio della popolazione residente all’espletamento delle varie tipologie di attività inserite nel gemellaggio tra le città italiane e quelle estere (Corte conti, Sez. II app., 2 giugno 1997, n. 66; Corte conti, Sez. giurisd. Regione Campania, 23 ottobre 1995, n. 78).

La rendicontazione delle spese di rappresentanza
Il buon governo dei suddetti principi e la corretta attuazione delle linee ermeneutiche tracciate dalla giurisprudenza contabile devono caratterizzare la gestione delle spese in argomento che, peraltro, sono oggetto di apposita rendicontazione.
Infatti, il Ministero dell’Interno - Dipartimento degli Affari Interni e Territoriali, ha adottato e pubblicato il Decreto 23 gennaio 2012, relativo all’adozione dello Schema-tipo del prospetto, riportato in allegato al Decreto, dove vanno elencate le spese di rappresentanza degli Enti Locali ai sensi dell’art. 16, comma 26, del D.L. n. 138/2011, convertito con modificazioni dalla Legge n. 148/2011.
Dette spese devono essere elencate, per ciascun anno, in apposito prospetto allegato al rendiconto di cui all’art. 227 del TUEL.
Il prospetto è trasmesso alla Sezione regionale di controllo della Corte dei conti ed è pubblicato, entro 10 giorni dall’approvazione del rendiconto, sul sito internet dell’Ente Locale. La compilazione del prospetto è a cura del Segretario dell’Ente e del Responsabile dei “Servizi Finanziari” e dagli stessi firmato insieme all’Organo di revisione economico-finanziario.

Articolo di Eugenio De Carlo