La Rivista del Sindaco


La mappatura dei processi di transizione digitale

La Rivista del Sindaco 14/02/2022 Approfondimenti
Procedure operative ed aggiornamento periodico

I processi di transizione digitale in cui sono coinvolte le Amministrazioni locali richiedono visione strategica, capacità realizzativa ed efficacia della governance.
Con il Piano triennale dell’informatica nella PA, nel corso di questi ultimi anni, visione e metodo sono stati declinati in azioni concrete e condivise, in raccordo con le amministrazioni centrali e locali e attraverso il coinvolgimento dei Responsabili della transizione al digitale che rappresentano l’interfaccia tra AgID e le pubbliche amministrazioni.

La mappatura dei processi interni agli enti locali è una fase propedeutica per l’avvio del processo di digitalizzazione attraverso il Piano triennale dell’informatica.
Il presente contributo propone una serie di valutazioni utili a mantenere un chiaro focus sulla correttezza delle attività già implementate e su quelle ancora da completare.

Centralità dell’RTD nella mappatura dei processi
Per la realizzazione delle azioni del Piano triennale dell’informatica, la figura del Responsabile per la transizione digitale ha un ruolo centrale soprattutto all’interno dell’Amministrazione stessa come motore dei processi di cambiamento e innovazione, oltre che come interfaccia tra AgID, Dipartimento per la Trasformazione Digitale e Amministrazioni.
Il miglioramento della qualità dei servizi pubblici digitali costituisce la premessa indispensabile per l’incremento del loro utilizzo da parte degli utenti, siano questi cittadini, imprese o altre amministrazioni pubbliche.
In questo processo di trasformazione digitale è essenziale che i servizi abbiano un chiaro valore per l’utente. Questo obiettivo richiede un approccio multidisciplinare nell'adozione di metodologie e tecniche interoperabili per la progettazione di un servizio. La qualità finale, così come il costo complessivo del servizio, non possono infatti prescindere da un’attenta analisi dei molteplici aspetti tecnologici e organizzativi interni che strutturano l’intero processo della prestazione erogata, celandone la complessità sottostante. Ciò implica anche un’adeguata semplificazione dei processi interni alle PA, coordinata dal Responsabile per la transizione al digitale, con il necessario supporto di efficienti procedure digitali.

La coerenza con gli strumenti di programmazione
Tutti i processi dell’innovazione sono pervasi dal tema delle competenze digitali, come acceleratore delle loro fasi, e si basano su un approccio consapevole e qualificato che mira ad un consolidamento del processo di cambiamento guidato dalle moderne tecnologie in linea con i documenti di programmazione dell’Ente (DUP, Bilancio, Piano biennale dei servizi e forniture, Piano triennale delle opere pubbliche).
La programmazione del Piano Triennale per l'Informatica deve essere resa coerente con la specifica allocazione di azioni nelle Missioni e Programmi del Documento Unico di Programmazione (DUP) anche mediante:

  • mappatura e digitalizzazione dei processi;
  • attivazione dei servizi online;
  • sensibilizzazione dell’utenza all’impiego dell’identità digitale (SPID);
  • migrazione/implementazione della modulistica in appositi form compilabili online;
  • utilizzo dei servizi in cloud;
  • potenziamento delle infrastrutture;
  • riduzione drastica nell’utilizzo della carta.

In sede di PEG-Piano Dettagliato degli Obiettivi, i programmi del DUP dovranno essere declinati in specifici obiettivi di qualità, i cui indicatori di produttività dovranno consentire di misurare il grado di digitalizzazione dei processi raggiunto, oltre al grado di soddisfazione dell’utenza.
La mappatura e la digitalizzazione dei processi, con conseguente digitalizzazione dei procedimenti amministrativi, consentono nuove modalità di comunicazione e interazione con i cittadini e le imprese attraverso l’erogazione di servizi e la realizzazione di un unico punto di accesso. Ciò avviene mediante la definizione e la gestione dei flussi documentali che consente di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni. Ai sensi dell’art. 41 del Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), infatti, “le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Per ciascun procedimento amministrativo di loro competenza, esse forniscono gli opportuni servizi di interoperabilità o integrazione”.
La gestione dei flussi documentali consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici. Pertanto, il documento informatico è l’elemento centrale per la digitalizzazione delle pratiche amministrative, definito dal Codice dell'Amministrazione Digitale come "rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti".

Procedure operative di mappatura dei processi
Come prima fase occorre definire gli obiettivi di digitalizzazione nel Piano triennale dell’informatica, in coerenza con gli strumenti di programmazione del Comune.
Successivamente, si procede con l’individuazione del processo da digitalizzare, dei soggetti coinvolti (il settore o servizio che sarà oggetto della trasformazione digitale) e la definizione dello stato di attuazione dell’obiettivo individuato.
Terminata tale fase, si definiscono gli interventi necessari per il raggiungimento dell’obiettivo che consente di contribuire all’individuazione delle risorse necessarie alla completa automazione del processo.

Facciamo un esempio:

 Obiettivo

 Protocollazione informatica

 Soggetti coinvolti

 - Segretario comunale, quale responsabile della trasparenza;

 - dirigenti;

 - responsabile dei Sistemi Informativi e Ced;

 - responsabile del protocollo;

 - responsabile della conservazione documentale;

 - responsabili di procedimento;

 - operatori di procedura;

 Stato di attuazione

 Protocollazione cartacea

 Interventi

 Acquisto di un software per la digitalizzazione della protocollazione

 Monitoraggio

 Verifica semestrale dello stato di attuazione e relative azioni correttive


La mappatura del processo sopra descritto ha portato all’individuazione certa di tutti i procedimenti dell’Ente, i diversi attori, le fasi, i responsabili, la classificazione e la rilevanza esterna o interna, ottenendo risultati in chiave di semplificazione del procedimento e riorganizzazione dei processi.

L’aggiornamento periodico
Terminata l’attuazione dell’obiettivo, si procederà al relativo monitoraggio con periodiche attività di sviluppo e programmazione, accompagnate da monitoraggi, test di funzionamento e analisi statistiche.
Queste attività sono per lo più svolte, dal Responsabile della Transizione Digitale, attraverso incontri mirati alla raccolta periodica delle informazioni per la necessaria progettazione e successiva verifica dello stato di avanzamento degli interventi, le tempistiche di completamento delle varie attività previste, la risoluzione di eventuali problematiche insorte.

Ulteriori indicazioni operative e procedurali per avviare o aggiornare la mappatura dei processi interni all’ente con l’obiettivo di dare attuazione alle azioni del Piano triennale dell’informatica saranno fornite nel corso del webinar “Digitalizzazione dei processi amministrativi dell’ente locale” organizzato da Halley per il giorno martedì 15 febbraio, ore 14:00-15:00.

 

Articolo di Pietro Salomone


Articolo di Salomone Pietro

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