A 30 giorni dall'approvazione del bilancio d'esercizio occorre procedere al deposito dello stesso al registro delle imprese, quindi se si è effettuata l'approvazione di bilancio chiuso il 31/12/2018 entro il 30 aprile, sarà il 30 maggio prossimo la scadenza per depositarlo in formato Xbrl unitamente ai relativi allegati, quali la relazione di gestione e la relazione del collegio sindacale/revisore legale e il verbale di approvazione dell'assemblea. Con lo stesso termine spa, sapa e società consortili per azioni (tranne quelle quotate) devono presentare l'elenco ai soci, se ha subito cambiamenti rispetto alla situazione effettiva alla data di approvazione del precedente bilancio. Utile ricordare che considerando il sabato e la domenica giorni festivi, ai fini del computo del termine, viene considerata "tempestivo" il deposito effettuato il primo giorno lavorativo successivo (se il termine scadrebbe ad esempio domenica 25, il deposito andrà effettuato entro lunedì 26).
L'ultima versione del formato Xbrl da che serve all'elaborazione è in vigore dal gennaio 2019, e deve essere utilizzata per compilare le istanze di deposito presentate dal 1° marzo 2019. Dino a questa data i bilanci predisposti con la tassonomia precedente ("2017-07-06") saranno regolarmente accettati. Eppure, la nuova tassonomia può essere utilizzata anche in maniera anticipata per tutti i bilanci con inizio dell'esercizio dal 1° gennaio 2016 o seguente, mentre la precedente tassonomia ("2017-07-06") si può utilizzare per gli esercizi chiusi al 31 dicembre 2018 o in data successiva fino al 28/2/2019.
Come più importanti novità della nuova tassonomia troviamo la nota integrativa, suddivisa nella sua parte iniziale in più campi testuali, per poi vedersi dedicata una sezione ad hoc per le cooperative ("informazioni relative alle cooperative"), e altrettanto di rilievo è l'introduzione di un campo dedicato appositamente all'informativa per i c.d. contributi pubblici. Invece, niente di nuovo sul fronte degli schemi quantitativi del bilancio. Anche nella nuova versione, il bilancio di esercizio in forma ordinaria deve essere composto da stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e rendiconto finanziario, mentre andranno prodotti in formato pdf/A gli altri documenti allegati, quali il verbale di approvazione, la relazione del collegio sindacale o del revisore e la relazione sulla gestione.
Le società che redigono il bilancio in forma "abbreviata" e le c.d. micro-imprese sono esonerate dalla redazione del rendiconto finanziario. Ovviamente, è bene ripeterlo, il file Xbrl non può essere mai omesso, tranne per i soggetti con specifici esoneri, come previsto dalla norma. In caso la nuova tassonomia non risultasse compatibile con i principi di chiarezza, correttezza e veridicità previsti dall'articolo 2423 del C.civ. (ad esempio per una esistente particolare situazione aziendale), oltre al file Xbrl si potranno allegare i prospetti contabili (conto economico, stato patrimoniale, rendiconto finanziario) e/o la nota integrativa in formato Pdf/A. L'istanza Xbrl, in questo caso, dovrà contenere le informazioni presente nella nota integrativa allegata sempre in formato Pdf/A, presentando le dovute dichiarazioni di conformità.
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