Approfondimento di Cosimo Damiano Zacà

Approfondimento di Cosimo Damiano Zacà                                                                      

Importante novità dal Ministero dell’Interno: approvati i nuovi moduli per i registri dello stato civile

Cosimo Damiano Zacà

Il Ministro dell’Interno con proprio decreto del 9 novembre u.s. ha approvato il nuovo formato dei moduli per i registri di Stato Civile, ne ha specificato le caratteristiche tecniche e le modalità di redazione dei relativi atti.

I nuovi moduli, riportati nell'allegato 1 del decreto, sostituiscono i vecchi modelli di cui al decreto del Ministro di Grazia e Giustizia del 7 luglio 1958 e sono redatti, così come i vigenti, in doppio originale e sono preventivamente vidimati dal prefetto o da un suo delegato, secondo quanto disposto dal decreto ministeriale 27 febbraio 2001.

A proposito delle caratteristiche tecniche, i fogli presentano una cornice che contiene il testo dell’atto da redigere e devono essere esclusivamente delle seguenti misure cm 21,0 × 29,7; è escluso, infatti qualsiasi altro formato.

La cornice ha una dimensione di cm 18,5 × 27,0 cm e si discosta dal margine interno di cm. 1,5 e da quello esterno di cm. 1,0. 

Il margine superiore ed il margine inferiore misurano 1,35 cm.

Lo spazio all'interno della cornice diviso in tre riquadri (A, B e C), verrà utilizzato per le indicazioni relative al tipo di atto, alla sua classificazione (parte, serie, numero dell'atto), al contenuto, alle annotazioni e ad altre attività specificatamente indicate nell’art. 6 del decreto.

La prima pagina dei registri degli atti dello stato civile e l’indice annuale che chiude i registri degli atti sono in formato A4.

La carta da utilizzare per la scritturazione deve essere filigranata, riportare  l'emblema  della Repubblica e la dizione “stato  civile” e conforme alle specificità tecniche riportate dettagliatamente nell’allegato 4 del decreto, in modo da assicurare il mantenimento inalterato delle  proprietà chimico-fisiche che garantiscono leggibilità, resistenza al maneggio e  durabilità  del documento.

Indipendentemente dalla tecnologia utilizzata, la stampa degli atti di stato civile, come prescrive il comma 2 dell’art. 4, deve avvenire, con l'impiego di mezzi di contrasto conformi a quanto prescritto dalla norma ISO 11798 «Information and  documentation -  Permanence  and   durability   of writing, printing  and  copying  on  paper -  Requirements  and  test methods».

Per rimanere sulle caratteristiche tecniche, la redazione di tali atti deve avvenire, utilizzando uno dei seguenti caratteri di scrittura, arial 10, times new roman 10,  sans serif 10, bitstream vera 10 o similari, con una interlineatura  esatta pari a 12 punti tipografici, naturalmente su fogli privi di testo prestampato, utilizzando, appare scontato, i moduli su indicati che vanno scritturati con le formule in vigore.

Gli atti, così redatti, stampati in doppio originale e firmati in base alla normativa vigente, sono conservati nei registri di stato civile nei termini di cui all’art. 16 del  regio  decreto  9  luglio 1939, n. 1238.

Il decreto suggerisce, altresì, agli ufficiali di Stato Civile che nel caso in cui i sistemi informatici non potranno per ovvi motivi essere utilizzati, possono redigere l’atto direttamente su supporto cartaceo, con l'obbligo di inserirlo non appena possibile nel sistema informatico in uso (comma 4, art. 5).

Viene raccomandato, altresì che nel redigere l'atto, gli operatori sono  tenuti unicamente all'inserimento del testo  strettamente  essenziale  alla compilazione dello stesso, secondo le formule vigenti, ivi comprese le parti di testo precedentemente presenti nei moduli prestampati.

Per quanto riguarda, poi, le annotazioni, dovranno essere riportate in calce all'atto in ordine cronologico seguendo il disposto degli articoli 102 e 103 del decreto del Presidente della Repubblica n. 396/2000 continuando ad utilizzare le formule vigenti.

Le annotazioni relative agli atti redatti precedentemente all'entrata in vigore di questa disposizione, viene precisato, possono essere apportate anche a margine dell'atto, in ordine cronologico.

Il decreto, infine, stabilisce che i registri attuali potranno essere utilizzati fino all'esaurimento delle forniture e comunque non oltre il 31/12/2022.

Nulla vieta, però, di procedere alla sostituzione dei moduli anche nel corso dell'anno, sapendo che per tale anno si avranno due formati diversi dei registri di stato civile.

Sarà cura, comunque, delle software house che gestiscono la formazione degli atti di stato civile nei diversi comuni, adeguare il tutto per consentire agli uffici di utilizzare i moduli, i registri e di conseguenza la stampa dei registri al nuovo formato.

Il Ministero dell’Interno chiarisce, infine, con l’art. 8 “Clausola di invarianza finanziaria” che le attività descritte saranno realizzate con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, senza nuovi o maggiori  oneri  per la finanza pubblica e quindi a costo zero per  lo Stato. 

Il provvedimento, infatti, si muove nell’ottica della semplificazione e del risparmio che deve sempre e comunque caratterizzare l’azione della Pubblica Amministrazione.

Da questa riforma, di sicuro arriveranno notevoli vantaggi, sia per l’utilizzo e la conservazione dei registri da parte degli operatori (saranno più maneggevoli e occuperanno meno spazio), che per il risparmio di spesa sui materiali di consumo e sulle attrezzature per i Comuni.

Tutto chiaro? Qualche dubbio in fase di applicazione verrà fuori.

Appare scontato che ogni riforma, ogni modifica, ogni aggiornamento necessitano di indicazioni operative.

Il Ministero dell’Interno non mancherà, come in altre occasioni, di fornire i puntuali chiarimenti a qualsiasi dubbio che dovesse presentarsi.

17 novembre 2020