L’attività certificativa dell’Ufficiale dello Stato Civile

I registri dello Stato Civile
L’art. 450 del Codice Civile in riferimento ai registri dello stato civile descrive il ruolo degli Ufficiali dello stato civile nell’attività di custodia, ricerca e rilascio delle certificazioni: “I registri dello stato civile sono pubblici. Gli Ufficiali dello stato civile devono rilasciare gli estratti e i certificati che vengono loro domandati con le indicazioni dalla legge prescritte. Essi devono altresì compiere negli atti affidati alla loro custodia le indagini domandate dai privati.”
Gli Ufficiali dello stato civile, dunque, vertono la loro attività sugli atti contenuti nei registri. A loro è affidata, oltre alla redazione e all’aggiornamento degli atti, tutta l’attività certificativa che ne deriva. 
I registri dello stato civile sono pubblici, ma la pubblicità dei registri non equivale alla libera consultabilità degli stessi. Il Ministero dell’Interno ha recentemente emesso la circolare n. 66/2023 con oggetto “Accesso generalizzato agli indici decennali dei registri dello stato civile”. In tale circolare il Ministero, dopo aver acquisito il parere dell’Avvocatura di Stato, ribadisce quanto già espresso nella redazione del Massimario per gli Ufficiali dello stato civile (edizione 2012) ovvero che il predetto art. 450 del Codice Civile, pur affermando il principio della pubblicità dei registri dello stato civile, non consente un accesso diretto da parte di chi non è un ufficiale dello stato civile né agli atti né agli indici.
l Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) n. 2016/679, che è entrato in vigore il 25 maggio 2018, nell’esporre le disposizioni sull’accesso e le limitazioni ai dati, fa esplicito riferimento ai pubblici registri presenti negli Stati dell’Unione: “(omissis) il diritto dell’Unione o degli Stati membri può imporre limitazioni a specifici principi e ai diritti di informazione, accesso, rettifica e cancellazione di dati, al diritto alla portabilità dei dati, al diritto di opporsi, alle decisioni basate sulla profilazione, nonché alla comunicazione di una violazione di dati personali all’interessato e ad alcuni obblighi connessi in capo ai titolari del trattamento, ove ciò sia necessario e proporzionato in una società democratica per la salvaguardia delle sicurezza pubblica (omissis), per la tutela di altri importanti obiettivi di interesse pubblico generale dell’Unione o di uno Stato membro, tra cui un interesse economico o finanziario rilevante dell’Unione o di uno Stato Membro per la tenuta di registri pubblici per ragioni di interesse pubblico generale (omissis)”.
In Italia i dati raccolti e trattati nei registri dello stato civile appartengono alla categoria dei dati personali il cui trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante; i riferimenti normativi sono il D.Lgs. n. 196/2003 così come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n.101 (vedasi in particolare l’art. 59 e la L. n. 241/1990).
Dunque, chi ha interesse può richiedere certificazioni o copie integrali degli atti all’Ufficiale dello stato civile che ha in custodia i registri del comune dove l’evento è stato registrato, così come previsto negli artt. 106, 107 e 108 del D.P.R. n. 396/2000.

La funzione pubblica e la formazione degli atti di stato civile
L’atto di stato civile è un atto pubblico (art. 2699 c.c.: “L’atto pubblico è il documento redatto con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede, nel luogo dove l’atto è formato.”) facente fede del proprio contenuto fino a querela di falso (art. 451 c.c.: “Gli atti dello stato civile fanno prova fino a querela di falso, di ciò che l’ufficiale pubblico attesta essere avvenuto alla sua presenza o da lui compiuto. Le dichiarazioni dei comparenti fanno fede fino a prova contraria. Le dichiarazioni estranee all’atto non hanno alcun valore.”) Questo significa che il fatto contenuto nell’atto di stato civile s’intende provato. L’atto di stato civile è un documento, redatto con particolari formalità prescritte ex lege, dall’Ufficiale di stato civile nell’esercizio di pubbliche funzioni delle quali è investito dalla legge. L’unica contestazione che può essergli rivolta è la querela di falso (art. 221 e seguenti Codice procedura civile) ovvero deve essere proposto un procedimento giurisdizionale per provarne la falsità.
Gli atti di stato civile si formano per iscrizione e per trascrizione: 

• l’iscrizione prevede la formazione di un atto su dichiarazione oppure d’ufficio quando vengano trasmessi avvisi o altro da parte di soggetti qualificati; 
• la trascrizione si realizza con la riproduzione di un atto, di un provvedimento o altro documento relativo allo status delle persone e avviene d’ufficio o ad istanza di parte. 

La funzione pubblica dell’iscrizione (o trascrizione) degli atti, pertanto, consiste nel fornire la prova dell'esistenza dei fatti rappresentati (funzione probatoria), e, attraverso l’attività certificativa, fornire la pubblicità dichiarativa nei confronti dei terzi interessati. 

Le certificazioni di stato civile
L’Ufficiale dello stato civile può rilasciare copie degli atti di stato civile (estratti per copia integrale) oppure può riprodurre parti essenziali di questi su certificazioni (estratti per riassunto) o rilasciare certificati di stato civile che attestano fatti o qualità relative a determinati soggetti.
Esaminiamo di seguito le singole certificazioni.

A) Estratti per copia integrale
Art. 107 D.P.R. 396/2000: “1. Gli estratti degli atti dello stato civile possono essere rilasciati dall'ufficiale dello stato civile per copia integrale soltanto quando ne è fatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e il rilascio non è vietato dalla legge. 2. L'estratto per copia integrale deve contenere: a) la trascrizione esatta dell'atto come trovasi negli archivi di cui all'articolo 10, compresi il numero e le firme appostevi; b) le singole annotazioni che si trovano sull'atto originale; c) l'attestazione, da parte di chi rilascia l'estratto, che la copia è conforme all'originale.”
È importante ricordare che l’art. 27, comma 1, lett. c), n.3) del D.Lgs. 10 agosto 2018 n.101 ha abrogato l’art. 177, comma 3, D.Lgs. n. 196/2003 che permetteva il rilascio delle copie integrali degli atti dello stato civile decorsi settant’anni dalla loro formazione. Venendo meno tale norma, il rilascio di qualsiasi copia integrale richiede l’esame dell’interesse giuridicamente rilevante espresso dal richiedente.
La richiesta di qualunque copia integrale di un atto di stato civile, dunque, deve essere supportata da un interesse giuridicamente rilevante da parte del richiedente. Tale interesse dovrà essere valutato dall’Ufficiale dello stato civile in relazione al diritto di accesso alla copia integrale, facendo un bilanciamento fra interesse del richiedente all’accesso ed il diritto alla riservatezza dei dati contenuti nel documento richiesto.
La copia integrale potrà essere riprodotta con la fotocopia dell’originale cartaceo oppure con la riproduzione per stampa della copia informatica, in entrambi i casi l’ufficiale dello stato civile ne deve dichiarare la conformità all’originale e, ovviamente, nel caso di riproduzione da copia informatica ne darà specifica indicazione nella dichiarazione.

B) Estratti per riassunto
Art. 106 D.P.R. 396/2000: “1. Gli estratti degli atti dello stato civile sono rilasciati per riassunto, riportando le indicazioni contenute nell’atto stesso e nelle relative annotazioni. Se nell’atto sono state fatte annotazioni o apportate rettificazioni o correzioni che modificano o integrano il testo dell’atto, l’estratto è formato avuto riguardo alle annotazioni e alle rettificazioni o correzioni tralasciando qualsiasi riferimento a quelle parti dell’atto modificate o integrate in base alle annotazioni o rettificazioni o correzioni medesime.”
Il Massimario (edizione anno 2012, pag.162) specifica: “L’Ufficiale di stato civile, alla richiesta, provvederà al rilascio secondo le risultanze dei propri registri. La richiesta fatta da terze persone va inoltrata per iscritto con indicazione dei motivi. La persona cui l’atto si riferisce, previa identificazione, potrà invece ottenere l’estratto su richiesta anche verbale.”
Il rilascio degli estratti per riassunto degli atti di stato civile è consentito sia per gli atti iscritti che per quelli trascritti. Il Ministero dell’Interno fa una importante distinzione rispetto alla motivazione della richiesta a seconda che questa provenga da parte del soggetto intestatario dell’atto (per il quale è sufficiente una corretta identificazione) o da una terza persona (che dovrà adeguatamente motivare la richiesta per scritto).
Nel rilascio degli estratti occorre tener presente l’importante distinzione fra gli atti formati prima e dopo dell’entrata in vigore del D.P.R. 396/2000 ai fini della corretta certificazione delle generalità (attribuzione degli elementi del prenome) degli intestatari degli atti di nascita. 
Prima del D.P.R. 396/2000 ci sono le circolari del Ministero di Grazia e Giustizia che forniscono indicazioni in merito: la circolare 25 marzo 1988 n.1075 e la circolare 3 novembre 1997 prot. 1/50-FG-11/87/1075. Queste circolari, facendo riferimento al corpo degli atti di nascita, specificano che dove è scritto “dà i nomi” deve essere indicato soltanto il primo elemento del prenome, viceversa se troviamo scritto “dà il nome” tutti gli elementi del prenome sono da considerarsi giuridicamente identificativi del soggetto, anche se sono presenti delle virgole.
Dopo l’entrata in vigore del D.P.R. 396/2000 (30 marzo 2001) e fino al 31 dicembre 2012 tutti gli elementi del prenome sono giuridicamente validi e devono essere riportati negli estratti; dal 1° gennaio 2013 sono da ritenere validi solo gli elementi a sinistra della virgola e soltanto quelli vanno riportati negli estratti.

C) Estratti per riassunto con paternità e maternità
Art. 3 del D.P.R. 2 maggio 1957 n. 432: “Per l'esercizio di doveri o di diritti derivanti dallo stato di legittimità o di filiazione è consentito, a richiesta dell'Amministrazione o dell'interessato, il rilascio degli estratti per riassunto degli atti dello stato civile con l'indicazione della paternità e della maternità.”
L’articolo prevede il rilascio degli estratti con le generalità dei genitori; questo è consentito, oltre che su richiesta della P.A., solo su istanza dell’interessato (esercitata anche attraverso un delegato) o, se questo è minorenne, su istanza dei genitori. Anche la motivazione è fortemente vincolata alla necessità di dover provare il legame fra l’intestatario dell’atto e i genitori per l’esercizio di doveri o diritti da questo derivanti.

D) Estratti di stato civile su modello plurilingue
La Convenzione di Vienna dell’8 settembre 1976 (che l’Italia ha ratificato con legge 21 dicembre 1978, n. 870) prevede il rilascio di certificazione su moduli plurilingue allegati alla Convenzione.
La certificazione, pertanto, deve corrispondere esattamente ai moduli allegati e, a tal proposito, il Ministero dell’Interno ha emesso la circolare n. 17 del 21 giugno 2012 per evidenziare alcune irregolarità riscontrate nell’utilizzo della modulistica.
Importante anche riportare le annotazioni utilizzando i simboli (elencati, oltre che all’art. 5 della convenzione, nella prima pagina dei moduli per la certificazione) seguiti dalla data e dal luogo dell’evento o nel caso del matrimonio (simbolo “Mar”) deve seguire anche il cognome e nome del coniuge.
Essendo una convenzione internazionale che, in quanto tale, ha dovuto tener conto di ordinamenti nazionali con normative differenti, non contiene tutti i codici per le casistiche di annotazioni previste nel nostro ordinamento (per esempio mancano totalmente quelle relative alla scelta del regime patrimoniale) e ne prevede, invece, alcuni che per i quali il nostro ordinamento non ha prescritto annotazioni (per esempio: annotazione del decesso di uno dei coniugi).

E) Certificati di stato civile
In generale la definizione di certificato la troviamo all’art. 1 comma 1 lett. F) D.P.R. 445/2000. “CERTIFICATO: il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.”
Nel caso del certificato di stato civile occorre combinare questa definizione con i più specifici disposti degli articoli 450 del Codice Civile e 5, comma 1, lett. C) del D.P.R. 396/2000.
Nella sostanza, i certificati riproducono i dati essenziali dell’evento (nascita, matrimonio, unione civile e morte) senza informazioni aggiuntive (annotazioni); per questa sua caratteristica “essenziale” il rilascio del certificato non richiede l’espressione di specifiche motivazioni.
D’altronde, proprio in considerazione dell’essenzialità della notizia dell’evento, è consigliabile non rilasciare il certificato di matrimonio o di unione civile quando sono venuti meno i suoi effetti. In questi casi è opportuno il rilascio dell’estratto con l’annotazione che evidenzia che quell’evento ha terminato la sua efficacia (ovvero con l’annotazione di scioglimento o di cessazione degli effetti civili).

Divieti al rilascio delle certificazioni
Oltre alla valutazione dell’interesse del richiedente in relazione alla motivazione addotta per il rilascio della certificazione richiesta, di grande importanza è anche la necessità di accertare che il rilascio non sia vietato dalla legge.
A tal proposito, la Legge n. 184/1983 prevede un espresso divieto quando è presente un provvedimento di adozione piena (ex legittimante). Con riferimento a tale divieto è importante ricordare che nessuna informazione deve trapelare al riguardo. Nello specifico, se fosse richiesta la copia integrale, sarebbe necessario un rifiuto scritto ai sensi dell'art. 7 e, in quel caso, è opportuno scrivere soltanto: "documento non rilasciabile per divieto di legge". In caso di ricorso ai sensi dell'art. 95, la motivazione sarà perfettamente giustificabile al magistrato in relazione alla delicatezza della materia e agli obblighi di riservatezza dell'Ufficiale dello stato civile.
Altro caso riguarda la Legge n. 164/1982 relativa alla rettificazione di attribuzione di sesso, che all’art. 5 prevede: “Le attestazioni di stato civile riferitea persona della quale sia stata giudizialmente rettificata l’attribuzione di sessosono rilasciate con la sola indicazione del nuovo sesso e nome” disponendo indirettamente un divieto, anche in questo caso, al rilascio della copia integrale dell’atto.

Dizioni da inserire sulle certificazioni
Il 1° gennaio 2012 sono entrate in vigore le modifiche alla disciplina dei certificati e delle dichiarazioni sostitutive contenuta nel "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" (D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, modificato dall'art. 15 della legge n. 183 del 2011).
Con tale modifica si è avviato quel processo chiamato “decertificazione” che ha coinvolto le amministrazioni pubbliche e i gestori di servizi pubblici che non possono richiedere o accettare atti o certificati contenenti informazioni già in possesso di un’altra amministrazione.
Per quello che riguarda l’attività dell’Ufficiale dello stato civile è da ricordare che le certificazioni devono essere rilasciate con le seguenti dizioni:

• se il certificato è richiesto da un privato: “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”;
• se il certificato viene richiesto da altra pubblica amministrazione: “Rilasciato ai fini dell’acquisizione d’ufficio”;
• se il certificato deve essere prodotto all’estero: “Il presente certificato è rilasciato solo per l’estero”.

Da tener presente anche la modifica apportata dall'art. 30-bis del Decreto Legge n. 76/2020, convertito con Legge n. 120/2020 (cd. "Decreto Semplificazioni") all'art. 2 del D.P.R. n. 445/2000 (in vigore dal 15 settembre 2020) grazie alla quale anche i privati sono tenuti ad accettare le autocertificazioni.

Articolo di Roberta Mugnai