Via libera alle copie analogiche di atti digitali provenienti dall’Argentina

Le modalità operative per la trascrizione degli atti rilasciati attraverso la piattaforma GEDO

Servizi Comunali Stato civile

Le indicazioni AgID
E' notizia di qualche giorno fa che il Ministero dell'Interno ha dato il via libera alla ricevibilità degli atti dello Stato Civile provenienti dall'Argentina e presentati come copia analogica di documento informatico, quasi sempre nell'ambito di procedimenti di riconoscimento della cittadinanza italiana jure sanguinis.
A circa tre anni dall'inizio della diffusione di tali documenti e ad un anno dalla prima "apertura" del Ministero degli Esteri, di cui si dirà, ogni dubbio è stato finalmente sollevato, grazie all'intervento di AgID citato nella circolare del Ministero dell’Interno n. 77 del 7 luglio scorso.
Si tratta di una vicenda che ben descrive la lentezza della pubblica amministrazione italiana nel riconoscere documenti pubblici validamente prodotti da uno Stato estero e sui quali, tuttavia, gli Ufficiali dello stato civile attendevano da tempo le necessarie istruzioni. Più che comprensibili, quindi, i dubbi e le argomentazioni contrarie emerse nell’ultimo anno e oggetto di innumerevoli quesiti posti al Ministero; anche sull’assenza di indicazioni ufficiali si fondava la (maggioritaria) dottrina contraria alla possibilità di un immediato riconoscimento: l'Ufficiale dello stato civile opera seguendo istruzioni del Ministero dell'Interno, non ha margini di interpretazione.
Le indicazioni di AgID contenute nella circolare non fanno altro che evidenziare che gli atti in tale formato possono essere validamente acquisiti non a fronte di una nuova interpretazione ma in base all'attuale disciplina del documento informatico applicabile in Italia. In buona sostanza, pur in un terreno assolutamente scivoloso e in una materia assai complessa, una diversa interpretazione sarebbe stata possibile anche prima del chiarimento di AgID. Ma riprendiamo i fili di questa intricata vicenda.

Gli atti digitali e il sistema GEDO
La Repubblica Argentina negli ultimi anni ha intrapreso un notevole processo di innovazione tecnologica della pubblica amministrazione. In particolare, ha istituito un sistema di gestione documentale informatica composto di vari moduli denominato Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO): uno strumento per la creazione, registrazione e archiviazione dei documenti pubblici.
Tra i documenti che sono gestiti ed elaborati dal GEDO ci sono anche gli atti di stato civile che nel GEDO vengono caricati e autenticati digitalmente secondo la legislazione argentina. Le copie degli atti inseriti nel portale vengono rilasciate in forma digitale con un sistema che permette il controllo della loro autenticità dallo stesso portale GEDO da parte del destinatario finale, che ne riceve solo una stampa o un file (copia per immagine).
Dal 15 aprile 2019, inoltre, il sistema di Gestione Documentale Elettronica (EDM) è l'unico mezzo per l'apposizione di Apostille e delle legalizzazioni di validità internazionale emesse nella Repubblica Argentina, conservate in un unico registro elettronico centralizzato e consultabile sul sito web governativo www.argentina.gob.ar/legalizacion-internacional.
Già in passato il Ministero dell’Interno aveva diramato una serie di circolari in relazione all’Apostille Elettronica in modo particolare con riferimento all’Argentina (Circolari del Ministero dell’Interno n. 6518 del 19 ottobre 2021, n. 7528 del 20 ottobre 2021 e n. 8779 del 10 dicembre 2021), definendo una modalità in linea con la Convenzione de L’Aja e, quindi, pienamente riconosciuta. Ma con gli atti registrati nel sistema GEDO, firmati digitalmente per la conservazione nella banca dati elettronica argentina, all’Apostille si è aggiunta la registrazione digitale degli atti.

Una storia di ordinaria burocrazia italiana
Pur senza mai divulgare istruzioni chiare, il Ministero dell'Interno nel 2021 si limitò - in alcune comunicazioni alle Prefetture - a riportare le note del Ministero degli Esteri con l’omologo ministero argentino. Oltre al tema della validità della Apostille elettronica, in quelle comunicazioni (reperibili su alcuni siti della "Supertabella" delle Prefetture quali quello disponibile a questo link) la Farnesina riportava l'informativa del Ministero degli Esteri argentino relativa all'implementazione del sistema delle Apostille elettroniche. Nel mese di ottobre, poi, si trasmise uno "scambio di note verbali sugli atti di stato civile e operatività dell'accordo sullo scambio di tali atti del 9 dicembre 1987". In quei mesi si iniziò a parlare del sistema GEDO, avviato gradualmente in alcune province argentine, che secondo il Ministero degli Esteri, come si vedrà, soddisfa i requisiti per la ricevibilità nell'ambito dell'Accordo bilaterale italo-argentino del 1987.
Su richiesta della Farnesina, il ministero degli Esteri argentino informava che "in Argentina un atto è una riproduzione (in forma di fotocopia scannerizzata) degli atti di registri di nascite, matrimoni, decessi e altri atti relativi allo stato civile che sono stati registrati negli Uffici di Stato Civile del Paese. Questa è la modalità normale e si applica a tutte le legislazioni del Paese". In tali copie di atti dello stato civile si trova un'attestazione di conformità rilasciata dal pubblico ufficiale argentino che li rilascia e si tratta, quindi, di "strumenti pubblici” che “creano la presunzione legale della verità del suo contenuto" in base alla legge argentina.
In questo contesto, gli atti in formato elettronico e conservati nel formato GEDO, dotati di firma digitale, "hanno piena validità giuridica" e pertanto "risulta applicabile l'Accordo tra la Repubblica Argentina e la Repubblica italiana sullo scambio di atti di stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione di documenti del 9/12/1987". Nella stessa nota si comunicava che, dall'aprile 2019, tutte le Apostille e legalizzazioni internazionali venivano rilasciate esclusivamente in formato elettronico mediante il Sistema di Gestione Documentale Elettronica, come PDF firmato digitalmente e unico originale.
L’Apostille elettronica viene apposta su tutti i tipi di atti (digitali e cartacei scannerizzati) e, di conseguenza, "assicura l'autenticità del documento, come anche la firma e il carattere di chi lo rilascia", in entrambe le tipologie di atti. Come impone la Conferenza di diritto internazionale privato de L'Aja, l'Argentina ha creato un registro digitale accessibile (www.argentina.gob.ar/legalizacion-internacional). La nota si concludeva con la perentoria affermazione in base alla quale l'Apostille (e gli atti digitali su cui è applicata) "deve essere accettata dalle Parti firmatarie in adempimento ai doveri previsti nel predetto accordo".
La Farnesina, come risulta dallo "scambio di note" dell'estate 2021, ne dava informazione al Viminale, per evidenti ragioni di competenza nell'istruire gli Uffici di stato civile, evidenziando che l'analisi "conferma la validità degli atti digitali di stato civile", fondamentali come noto per i procedimenti di riconoscimento della cittadinanza.
Con varie successive comunicazioni, la Repubblica Argentina chiedeva al Ministero degli Esteri di intercedere presso il Viminale affinché si assicurasse la ricevibilità degli atti digitali, in quanto una larga parte della dottrina si era nel frattempo espressa negativamente.
Insomma, un continuo rimpallo fatto di note dove ognuno agiva nell'esclusivo ambito della propria competenza, senza che gli Ufficiali di stato civile ricevessero istruzioni chiare e definitive. Non proprio ciò che si chiede oggi alla pubblica amministrazione: capacità di operare in modo trasversale dando risposte chiare e in tempi rapidi ai cittadini.

Le risposte prima dell’intervento ministeriale
Come si ponevano gli Ufficiali dello stato civile nel periodo (circa due anni) tra l’inizio della circolazione dei nuovi atti digitali e la circolare ministeriale n. 77/2022?
Una buona parte della dottrina era convinta nel sostenere il no alla ricevibilità di tali atti. I dubbi nascevano in primo luogo dalla natura del documento: una semplice copia senza alcuna indicazione da parte del Ministero dell’Interno sulle modalità di verifica della conformità all’originale digitale. Senza contare che l’eventuale verifica andava fatta su un sito web argentino, quindi in lingua spagnola, dopo che da sempre gli Ufficiali dello stato civile sanno di non poter intervenire su documenti non in italiano.
Infine, si faceva correttamente notare che fino ad istruzioni del Ministero l’Ufficiale dello stato civile non poteva agire, non potendo operare a seguito di indicazioni (arrivate spesso “per vie traverse”) della Farnesina o, peggio, di autorità estere.
Secondo altri, invece, una strada alternativa era possibile. La base giuridica era e resta l’art. 23 comma 2-bis del Codice dell’amministrazione digitale, che così recita: Sulle copie analogiche di documenti informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con le Linee guida, tramite il quale è possibile accedere al documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa del pubblico ufficiale e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I soggetti che procedono all'apposizione del contrassegno rendono disponibili gratuitamente sul proprio sito Internet istituzionale idonee soluzioni per la verifica del contrassegno medesimo”.
La modalità di accesso al sito web di verifica, in spagnolo, non solo è semplice ma la stessa pagina Internet è linkata sul sito de la Convenzione dell'Aja; l'Argentina, infatti, ha registrato presso la Convenzione questa nuova modalità ed è anche attraverso il sito della Convenzione che si arriva alla pagina nel momento in cui si intende controllare l’Apostille e l'atto collegato. La Convenzione, va ricordato, trova immediata applicazione da parte degli uffici competenti di tutti gli Stati aderenti, indipendentemente dalle disposizioni interne.

La circolare 77/2022
Nella circolare DAIT n. 77 del 7 luglio 2022, il Ministero dell’Interno ripercorre le varie comunicazioni intercorse tra la Farnesina e le autorità argentine e le difficoltà segnalate da molti Comuni italiani, che hanno portato a "un approfondimento tecnico-giuridico da parte dell'Agenzia per l'Italia digitale".

Cosa dice l’AgID?
Nella nota allegata alla circolare, l'Agenzia chiarisce che il sistema argentino è in linea sia con le disposizioni di carattere internazionale (Convenzione de L'Aja e accordo italo-argentino, più volte richiamato) sia con l'art. 23 del CAD.
Un punto importante richiamato dall’Agenzia è l'applicazione dell'Accordo italo-argentino nella parte in cui si prevede l’obbligo dei due Stati di accettare gli atti di stato civile così come prodotti dall’altra parte e di intervenire rapidamente chiedendo i dovuti accertamenti solo in caso di fondati dubbi, per evitare di ritardarne gli effetti arrecando danni ai cittadini.
Tornando all’analisi tecnica, AgID evidenzia che la firma digitale apposta sulla Apostille "è garanzia dell'immodificabilità e autenticità del documento informatico composito costituito da Apostille e atto pubblico a essa riferibile". L’Apostille, rilasciata dopo la registrazione dell'atto pubblico al quale si riferisce, "ne costituisce, per logica costruttiva, una sorta di attestazione di conformità rilasciata dal pubblico ufficiale a ciò autorizzato".
Le modalità di verifica della conformità della copia cartacea esibita agli Ufficiali dello Stato civile sono perfettamente in linea con l'articolo 23 del CAD, in quanto consente di risalire ad un documento informatico firmato digitalmente.
AgID ricorda, poi, che il sito web argentino (www.argentina.gob.ar/legalizacion-internacional) consente di verificare le Apostille elettroniche rilasciate a partire dal 15 aprile 2019 e, pertanto, sono ricevibili gli atti argentini presentati secondo la nuova procedura solo se muniti di Apostille elettronica rilasciata a partire da tale data.
Nell'allegato 2 alla Circolare sono contenute anche le istruzioni per la verifica dei documenti nel portale argentino.

L’attestazione di conformità
Infine, il Ministero - come avvenuto già nel 2009 per le copie di atti di stato civile trasmesse dai Comuni - prevede che l'Ufficiale dello stato civile attesti in calce alla copia analogica la "corrispondenza al documento informatico a esso riferito, indicandone puntualmente gli estremi identificativi". Ciò per la necessità di acquisire tale copia nel fascicolo cartaceo del procedimento. Tale procedura - che non è altro che l'autentica di copia di una copia - pur essendo utile "a futura memoria", seppur disposta, a parere di chi scrive non trova giustificazione giuridica: la copia, il documento cartaceo esibito al cittadino, è già sempre conforme all'originale informatico (mediante la stringa che consente l’accesso al sito web argentino che ne garantisce la conservazione).

Articolo di Andrea Antognoni

 


Scritto il 26/07/2022 , da Antognoni Andrea

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