Competenza del Sindaco in qualità di Ufficiale di Anagrafe all’autenticazione di copia e di sottoscrizione

Un pubblico ufficiale  per poter legittimamente autenticare firme o rilasciare copie conformi deve avere una legittimazione prevista da una norma o da uno specifico legittimo incarico.                                                                                          E’ necessaria  una specifica previsione normativa che giustifichi ed autorizzi lo svolgimento della funzione.

Solo il notaio ha una competenza generale ad autenticare le sottoscrizioni: la categoria dei pubblici ufficiali autorizzati, invece, è  composta da soggetti che, investiti di una pubblica funzione, hanno competenza ad autenticare i singoli atti che la legge attribuisce loro: di solito, si tratta di atti che attengono all’ufficio svolto, ma tale competenza può essere implementata con ulteriori ipotesi espressamente previste ed attribuite per legge.

A tale, variegata, categoria appartengono il segretario comunale, il cancelliere, il responsabile del procedimento amministrativo, il dipendente addetto a ricevere la documentazione, nonché  il dipendente comunale destinatario di specifico incarico da parte del sindaco.

Non esiste un potere generale del sindaco  all’autentica di sottoscrizioni, mentre esistono  (poche) particolari norme speciali che gli attribuiscono  tale  potere.

In particolare, l’ art. 14, comma 1, della legge 21 marzo 1990, n. 53, contenente misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale, e successive modificazioni, attribuisce anche al sindaco la competenza ad eseguire le autenticazioni delle firme dei sottoscrittori di liste e candidature  nel’ambito del procedimento elettorale mentre l’art. 39  del D.lgt. 28 luglio 1989, n. 271 - Norme di attuazione, di coordinamento e transitorie del codice di procedura penale -  prevede che  l'autenticazione della sottoscrizione di atti per i quali il Codice di procedura penale prevede tale formalità la stessa può essere effettuata anche dal sindaco.                                                                                                                        A conferma della mancanza di un potere generale del Sindaco si fa osservare che lo stesso  "incarica" i funzionari, non li "delega", semplicemente perché la legge non prevede la sua figura fra quelle abilitate ad effettuare le autentiche.                                                                 Si aggiunge, inoltre, che non esiste una norma specifica che attribuisce all’Ufficiale di anagrafe il potere di procedere all’autenticazione di firme o al rilascio di copie conformi.                                                                                                            Relativamente alle autentiche delle sottoscrizioni tutte le varie leggi che davano competenza agli incaricati del Sindaco sono stati racchiuse, in linea di massima, nel Testo Unico adottato con il D.P.R. 445/2000.                                     Per completezza si indicano alcune norme che attribuiscono, a seguito di apposito incarico, agli incaricati del Sindaco di potere procedere all’autenticazione di firme:

• L’art. 31, comma 3 lettera e), della Legge 4 maggio 1983, n. 184, come sostituito dall’art. 3 della Legge 31 dicembre 1998, n. 476, secondo cui “anche l’impiegato comunale delegato all’autentica” può autenticare le firme degli aspiranti adottanti, apposte sull’atto di consenso richiesto dall’autorità straniera nel caso di adozione internazionale di minore;
• l’art. 39 del Decreto Legislativo 28 luglio 1989 n. 271 contenente norme di attuazione del codice di procedura penale, che attribuisce al sindaco o suo delegato la competenza ad autenticare le sottoscrizioni di nomina del difensore, del mandato o procura speciale o di qualsiasi atto per il quale il nuovo codice di procedura penale prevede tale formalità;
• l’art. 79 del D.P.R. 10 settembre 1990, n. 285 che disciplina la sottoscrizione apposta in calce alla manifestazione di volontà alla cremazione, effettuata dai congiunti del defunto in mancanza di disposizione testamentaria;
• il D.P.R. 8 luglio 2005, n. 169 in materia di elezione degli organi degli ordini professionali, che disciplina l’espressione del voto per corrispondenza, con l’autenticazione della firma sulla busta da parte, tra gli altri, di funzionari incaricati dal sindaco;
• l’art. 7 del D.L. n. 223/2006, convertito in Legge 248/2006, che attribuisce la competenza agli “uffici comunali”, e in particolare ai funzionari incaricati dal Sindaco, per l’autenticazione delle firme sugli atti e dichiarazioni aventi ad oggetto l’alienazione dei beni mobili registrati e rimorchi o la costituzione di diritti di garanzia sui medesimi;
• l’art. 14, comma 1, della legge 21 marzo 1990, n. 53, contenente misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale, e successive modificazioni, attribuisce agli incaricati del sindaco la competenza ad eseguire le autenticazioni delle firme dei sottoscrittori di liste e candidature  nel’ambito del procedimento elettorale.

Dott. Pietro Rizzo 08/10/2018