Trascrizione atti di stato civile dallo Stato estero Brasile le cui traduzioni sono prive di firme in originale e le dichiarazioni di conformità apposte esclusivamente sull'atto straniero

Perché un documento straniero sia trascrivibile nei Registri di Stato Civile deve essere un documento originale o copia conforme, formato all’estero ed emesso nello Stato nel quale si è verificato l’evento. Oltre a ciò, il documento deve essere legalizzato presso l’autorità consolare italiana territorialmente competente, a meno che ci sia l’adesione dello Stato che ha emesso il documento a Convenzioni che esentino da legalizzazioni o che siano sostituite con altra formalità quali l’apposizione dell’Apostille (Convenzione dell’Aja 5 ottobre 1961).

Altro adempimento necessario è la traduzione ufficiale del documento che se avviene all’estero è ugualmente sottoposta alla formalità della legalizzazione, salvo esenzioni.

Quanto premesso esclude che gli atti da trascrivere possano essere trasmessi in versione digitale. Gli stessi devono essere fatti pervenire all’Ufficiale dello Stato Civile in originale con una spedizione postale o con consegna a mano.

Adesso passiamo all’esame nello specifico degli atti in questione nella loro forma originale.

La documentazione proviene dal Brasile che non ha stipulato con l’Italia accordi internazionali che gli permettano la trascrizione di documentazione scaricabile in digitale (come è accaduto, per esempio, con l’Argentina e la documentazione emessa dal sistema GEDO).

Nell’esempio inviato in scansione abbiamo un documento scaricato da una banca dati, però, accompagnato da una dichiarazione di copia conforme firmata in analogico dal funzionario la cui firma viene poi apostillata, regolarizzando così il documento straniero. L’Apostille è in formato digitale (anche se contiene anche un timbro con sigla in originale), ma questo è assolutamente regolare in quanto previsto nella Convenzione dell’Aja 5 ottobre 1961.

Per quanto riguarda la traduzione, invece, abbiamo un traduttore che non sottoscrive in originale la traduzione ed una Apostille che legalizza nuovamente la firma del funzionario. Le due Apostille (sull’originale del documento estero e sulla traduzione) riportano due numeri diversi, come se il funzionario avesse dichiarato la copia conforme di entrambi i documenti (atto straniero e traduzione), cosa che non corrisponde a quanto appare nella scansione.

Concludendo: come premesso, si dovrà senz’altro pretendere gli originali degli atti stranieri da trascrivere ai quali dovrà essere allegata una nuova traduzione, che, in Italia, potrà essere giurata da un traduttore davanti al Cancelliere di un Tribunale. A mio parere, infatti, la traduzione non presentando una firma in originale non può essere trascritta e la dichiarazione di copia conforme apposta dal funzionario, oltre ad essere apposta esclusivamente sull’atto straniero, si riferisce al solo testo in lingua portoghese, come si rileva dalla stessa traduzione.

In caso di contestazione da parte dell’avvocato, dovrà essere formulato un rifiuto alla trascrizione degli atti ex art. 7 DPR 396/2000, nel quale, dopo aver premesso l’intenzione dell’Ufficiale dello Stato Civile di adempiere alla sentenza, si farà riferimento all’irregolarità rilevata sugli atti prodotti e alla conseguente necessità di una nuova traduzione ufficiale per poter procedere alla trascrizione.

7 Luglio 2025

Dott.ssa Roberta Mugnai

Parole chiave: atti di stato civile, estero, Brasile, conformità, traduzione

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