Risposta dell'Avv. Elena Conte
QuesitiSi chiede quale sia la prassi da seguire nel caso non si conosca nessun elemento dell'anagrafica del mittente andando a protocollare la mail in arrivo scaricandola dalla PEC.
Nel caso in cui si debba protocollare una email ricevuta tramite PEC e non si disponga di alcun elemento anagrafico relativo al mittente, una possibile procedura da implementare potrebbe prevedere, innanzitutto, la verifica dell’indirizzo PEC di provenienza. Qualora il mittente non risulti già censito nell’anagrafica del sistema di gestione documentale, sarebbe utile effettuare una ricerca nell’ambito dei registri ufficiali, come l’IndicePA per le pubbliche amministrazioni o l’INIPEC per imprese e professionisti o all’INAD per i domicili digitali dei cittadini o nel ReGINdE., al fine di tentare l’identificazione. Se, nonostante tali verifiche, non si riesca a risalire all’identità del mittente, si potrebbe procedere alla protocollazione utilizzando come riferimento esclusivo l’indirizzo PEC da cui il messaggio è stato inviato, riportando tale informazione nel campo dedicato.
È opportuno specificare nelle annotazioni della registrazione che il mittente non è stato identificato e che la protocollazione è avvenuta sulla base del solo indirizzo PEC. Qualora successivamente si acquisissero ulteriori dati utili all’identificazione del mittente, si potrebbe procedere ad integrare l’anagrafica e ad aggiornare la registrazione già effettuata. In ogni caso, è fondamentale documentare le verifiche svolte e mantenere traccia delle fonti consultate, così da garantire la massima trasparenza e correttezza procedurale.
Occorre aggiungere che la protocollazione deve riguardare il mittente in quanto la pec ha valore proprio perché è nominativa e fa riferimento ai dati del titolare che l'ha registrata, fermo restando che la pec va comunque acquisita al protocollo dell’Ente. Sul punto, comunque, occorre far riferimento al proprio manuale di gestione documentale del protocollo.
Si aggiunga poi che la questione dell’identificazione del mittente potrebbe essere risolta in un momento successivo ovvero qualora, nella trattazione istruttoria della pratica, emerga la necessità di avere un riferimento nominativo certo che induca, quindi, l’Ente a chiedere ulteriori informazioni alla casella pec per definire l’anagrafica del mittente.
7 Luglio 2025
Avv. Elena Conte
Parole chiave: protocollare, PEC, mittente, anagrafica
Per i clienti Halley: ricorrente n. QS3534, sintomo n. QS3601
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