Relazione sulla performance: contenuti, requisiti, approvazione e validazione - Parte prima

Il ciclo di gestione della performance prevede due momenti fondamentali, di apertura e di chiusura, che si realizzano con l’approvazione, a preventivo, del Piano della performance (oggi confluito nel Piano Integrato di Attività e Organizzazione - PIAO) e, a consuntivo, della Relazione sulla performance. Entrambi i documenti sono lo strumento attraverso il quale le amministrazioni pubbliche rendono conto alla comunità amministrata sull’attuazione degli impegni assunti in ordine alle priorità strategiche definite dai documenti di programmazione pluriennali previsti dai rispettivi ordinamenti.

La Relazione sulla performance

L’art. 10, comma 1, lettera b), del DLgs. n. 150/2009 prescrive alle amministrazioni pubbliche di “redigere e di pubblicare” sul sito istituzionale ogni anno, entro il 30 giugno, una relazione annuale sulla performance, approvata dall'organo di indirizzo politico-amministrativo e validata dall’OIV (Organismo Indipentente di Valutazione), che riporti, a consuntivo, con riferimento all'anno precedente, i risultati organizzativi e individuali raggiunti rispetto ai singoli obiettivi programmati ed alle risorse, con rilevazione degli eventuali scostamenti, e il bilancio di genere realizzato.

Si deve ritenere che la Relazione sulla performance, inteso come strumento rappresentativo, a consuntivo, della performance dell’Amministrazione e delle unità organizzative in cui si articola, sia uno strumento che ogni amministrazione, senza eccezione alcuna, debba adottare. In questo senso depongono diverse disposizioni che, appunto, sono riconducibili a tutte le amministrazioni. Prioritariamente l’art. 4, comma 2, lett. d) e f) del DLgs. n. 150/2009 il quale prevede la misurazione e valutazione della performance organizzativa e individuale nonché la “rendicontazione dei risultati agli organi di controllo interni e di indirizzo politico-amministrativo, ai vertici delle amministrazioni, nonché ai competenti organi di controllo interni ed esterni, ai cittadini, ai soggetti interessati, agli utenti e ai destinatari dei servizi”, contenuti tipici della Relazione sulla performance.

D’altra parte, il comma 1-bis dell’art. 10 del medesimo decreto prevede la possibilità che negli enti locali la Relazione sulla performance possa essere unificata al rendiconto della gestione di cui all'art. 227 del TUEL.

Tralasciando altre disposizioni che riguardano le condizioni per la validazione che si riflettono sui contenuti (per esempio la relazione deve essere redatta in forma “sintetica, chiara e di immediata comprensione ai cittadini e agli altri utenti finali”), se prestiamo attenzione al sopra richiamato art. 10 la funzione della relazione è quella di rendicontare i risultati organizzativi e individuali, previsti dal corrispondente Piano (oggi la sottosezione “Performance” del PIAO), con l’esplicitazione delle motivazioni di eventuali scostamenti. Non risulta, quindi, che nella relazione debbano confluire gli esiti valutativi di tali risultati, magari alterandoli nella rappresentazione che se ne dà all’esterno. 

Questo è un aspetto fondamentale che investe la interpretazione che le amministrazioni danno dei contenuti della Relazione; in ogni caso ciò che non deve mancare nella relazione sono i risultati e le motivazioni degli eventuali scostamenti per cui una rappresentazione dei risultati alterata da interpretazioni soggettive rischia di restituire una descrizione non veritiera. Se un obiettivo prevede la riduzione dei tempi medi di rilascio di una autorizzazione, alla comunità amministrata dobbiamo restituire due informazioni: a) se i tempi medi si sono ridotti; b) se non si sono ridotti quali siano le ragioni che hanno impedito il raggiungimento del risultato atteso.

Se invece sostituiamo al risultato effettivo l’esito della valutazione, rischiamo di esprimere interpretazioni soggettive che snaturano l’essenza del risultato che è quello che poi la comunità si aspetta di sapere e trasformiamo in un esito positivo (da un punto di vista valutativo) ciò che invece è un risultato negativo.

Conseguentemente occorre prestare molta attenzione a cosa si “comunica” all’esterno attraverso lo strumento che ha appunto la finalità di comunicare i risultati organizzativi e individuali e alle scelte metodologiche adottate dalle amministrazioni, nell’esercizio dell’autonomia riconosciuta dall’ordinamento.

Requisiti

La Relazione sulla performance deve configurarsi quale documento snello e comprensibile accompagnato, ove necessario, da una serie di allegati che raccolgano le informazioni di maggior dettaglio. Infatti, essendo la relazione finalizzata a fornire informazioni agli interlocutori interni ed esterni all’amministrazione ne consegue che si imponga un’adeguata snellezza dimensionale. Ciò implica una serie di proprietà del documento:

• la sinteticità contenutistica e la snellezza nell’impostazione, che postula l’abilità di selezionare le informazioni ritenute utili da quelle ridondanti, ovviamente senza andare a scapito dell’esaustività contenutistica (detto in altri termini, ciò che si chiede all’amministrazione è di rendicontare tutto e solo quanto realizzato rispetto alle previsioni). La snellezza è oramai considerata quale portato del principio di trasparenza in una accezione particolarmente evoluta; difatti, la ridondanza di informazioni o l’eccedenza di contenuto rispetto a quanto ragionevolmente sufficiente finisce per non rendere realmente evidenza di quanto l’amministrazione dichiara di voler comunicare all’esterno (a tal proposito, in sede di redazione possono essere utilizzati accorgimenti tecnici specifici, quali la rappresentazione progressiva e la modularità, utilizzando report di maggior dettaglio, ma anche la rappresentazione ipertestuale delle informazione);
• la comprensibilità delle informazioni contenute, da leggere quale declinazione del principio di trasparenza, nel senso che il rilascio di un’informazione oggettivamente non comprensibile equivale al diniego dell’informazione: sul punto è opportuno precisare che, essendo la relazione destinata ad un’utenza esterna non specialistica, la rendicontazione deve essere tendenzialmente esplicitata con linguaggio diverso da quello tecnico-specialistico (anche sotto questo aspetto, è possibile utilizzare alcuni accorgimenti, quali quello di elaborare report specifici in relazione alla diversa platea di potenziali destinatari); 
• connaturato a quanto sopra è il principio dell’attendibilità dei dati e delle informazioni contenute nel documento, che comporta la necessità che, quanto meno, i dati di partenza e di arrivo siano correttamente individuati e corrispondenti alla realtà fenomenica e che i calcoli necessari siano correttamente effettuati secondo regole certe ed uniformi; tutto ciò anche nell’ottica della replicabilità, nel senso di verificabilità all’esterno sia dei dati di partenza e delle relative fonti, come pure delle operazioni algebriche che hanno condotto agli specifici risultati.

Relazione sulla performance: approvazione e validazione

Sulla base dell’art. 10, comma 1, lettera b) del DLgs 150/2009 il termine per l’approvazione e validazione della relazione sulla performance è il 30 giugno. Con tale previsione il legislatore ha inteso ridurre i termini di conclusione del ciclo valutativo; in precedenza era richiesto che la Relazione venisse approvata dall’organo di vertice dell’amministrazione entro il 30 giugno e la CiViT (la Commissione cui era assegnati i compiti di indirizzo oggi trasferiti al Dipartimento della Funzione pubblica) aveva stabilito che la validazione dovesse avvenire entro il successivo 15 settembre. I nuovi termini, dunque, richiedono che le amministrazioni approvino la Relazione in tempo utile affinché l’Organismo Indipendente di Valutazione possa concludere il processo di validazione entro il 30 giugno. 

L’approvazione e la validazione della Relazione chiudono il ciclo della performance e il termine del 30 giugno pur costituendo un termine non perentorio – un eventuale ritardo nell’adozione, ai sensi dell’art 10, comma 5, del D.Lgs. 150/2009, è sanzionato solo con l’obbligo di comunicazione delle ragioni del ritardo al Dipartimento della Funzione pubblica - rappresenta un momento oltre il quale la funzione del documento si depotenzia. Dunque, nonostante siano possibili eventuali brevi ritardi tecnici, è necessario rispettare le scadenze, considerato che la Relazione, oltre a fornire i risultati degli obiettivi riferiti all’anno precedente, fornisce anche i valori base dei fenomeni che si ripetono nel tempo e sui quali occorrerebbe costruire i nuovi obiettivi per il nuovo anno.

Infatti, ai sensi dell’art. 4 comma 2, lettera a), del D.Lgs. 150/2019, nella definizione e assegnazione degli obiettivi annuali occorre tener conto anche “dei risultati conseguiti nell’anno precedente, come documentati e validati nella relazione annuale sulla performance di cui all’art. 10”.

Dal punto di vista operativo tale previsione risulta difficilmente applicabile per la semplice ragione che, in una condizione di normale funzionamento del sistema, la Relazione sulla performance dell’anno precedente non sarà disponibile al momento della definizione degli obiettivi e, a maggior ragione, la prevista validazione da parte dell’OIV. Ciò a meno che non si ritenga che per l’approvazione del Piano si debba attendere la definitiva validazione della Relazione sulla performance dell’anno precedente, ipotesi poco plausibile in quanto contrastante con gli orientamenti costanti della magistratura contabile per la quale la definizione preventiva e tempestiva degli obiettivi costituisce una condizione inderogabile per l’accesso agli istituti di natura incentivante. Peraltro l’art. 10 conferma il termine del 31 gennaio per l’approvazione del Piano (confermato per il Piao dall’art. 6 del D.L. 80/2021 e dai regolamenti attuativi).

A tale proposito il DFP, nelle linee guida n.3/2018, si limita a segnalare che “una bozza di relazione potrebbe essere già disponibile prima dell’approvazione del nuovo Piano della performance” ma tale considerazione mal si concilia con la previsione secondo la quale per i nuovi obiettivi occorre tenere conto dei risultati dell’anno precedente validati dall’OIV. Anche se sarà disponibile una bozza al momento dell’elaborazione del Piano non potrà essere già stata validata dall’OIV. 

Pur nella difficoltà di attuazione, una soluzione ragionevole appare quella di prevedere che, nell’ipotesi che si utilizzino indicatori che misurano fenomeni che hanno una continuità nel tempo, l’amministrazione utilizzi il valore iniziale che i sistemi interni abbiano disponibile al momento, anche nell’ambito delle bozze di relazione sulla performance, in modo da rendere esplicita la credibilità dei relativi target; tutto ciò prevedendo che nel momento in cui saranno disponibili i risultati validati dell’anno precedente si procederà ad una rivisitazione dei target, nell’ambito di una rimodulazione della sottosezione “Performance” del  PIAO.

--> Per approfondire alcuni aspetti:

• partecipa al prossimo webinar COMUNICHIAMO: La Relazione sulla Performance e la Valutazione individuale del 17/04/2025 a cura del Dottor Angelo Maria Savazzi.