Autenticazione di copie conformi

L’articolo 18 del d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, ai commi 1 e 2 dispone che:

“1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.

2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell'articolo 20“.

Dalla lettura dell’articolo 18 è possibile dedurre che l'autenticazione di copie conformi agli originali non ha alcun limite, né per la natura dell’atto né per la sua provenienza o la sua destinazione finale.

Quindi, il funzionario incaricato deve verificare che il documento o l’atto di cui deve essere autenticata la copia sia un documento o atto originale; si tratta di un accertamento il più delle volte agevole, in altri casi un po’ meno. In ogni caso, la valutazione della originalità dell’atto o del documento è rimessa all’apprezzamento del funzionario autenticante, che assume la specifica responsabilità in proposito.

La copia del documento che si intende autenticare deve essere ottenuta con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell’atto o documento, caratteristiche da intendersi da un lato come perfetta corrispondenza con l’originale e dall’altro come non deteriorabilità nel tempo; tale valutazione è rimessa alla responsabilità del funzionario autenticante.

Infine si deve apporre l’attestazione di conformità alla fine della copia, completa di data e luogo di rilascio, numero di fogli impiegati, nome, cognome, qualifica e firma per esteso del pubblico ufficiale e timbro dell’ufficio.

24 Ottobre 2024

Andrea Dallatomasina

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