Validità legale della data/ora di invio e ricezione delle email (PEC e non)

In merito al quesito posto, è necessario operare una distinzione preliminare tra messaggi di posta elettronica ordinari e messaggi di posta elettronica certificata (PEC): solo tale ultimo sistema di comunicazione informatico consente di stabilire con certezza la data e l'ora dell'invio del messaggio e della consegna di quest'ultimo presso la casella di posta elettronica del destinatario, in quanto tali eventi sono certificati da un organismo terzo (ossia, il gestore accreditato della PEC) che rilascia all'uopo apposite ricevute al mittente.

Di contro, l'utilizzo di messaggi di posta elettronica non certificati (ossia le comuni email), non permette al mittente di avere certezza che il messaggio di posta elettronica sia giunto al destinatario e, in particolar modo per quel che concerne la data e l'ora di invio, di dimostrare di aver operato la trasmissione entro una determinata data o ora.

Per meglio comprendere la distinzione in questione, può ritenersi che l'invio di una mail sia equiparabile ad una spedizione postale ordinaria (quindi non tracciata e senza rilascio di alcuna ricevuta per il mittente), mentre l'invio di un messaggio di PEC ha la stessa validità legale di una raccomandata a/r.

Dal punto di vista normativo, il Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005) stabilisce che nei rapporti tra PA e cittadini, la PEC costituisce lo strumento privilegiato quando occorre fornire certezza in ordine alla provenienza del messaggio ed alla data ed ora di invio.

In particolare, per fattispecie come quelle esemplificate nel quesito, l'art. 47 del CAD in combinato disposto con la L. n. 445/2000, art. 38, prevede che tutte le istanze da presentare alla pubblica amministrazione possono essere inviate anche per fax o via telematica, e che “Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica ivi comprese le domande per la partecipazione a selezioni e concorsi per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, o per l'iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti presso le pubbliche amministrazioni, sono valide se effettuate secondo quanto previsto dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. La copia dell'istanza sottoscritta dall'interessato e la copia del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.” (art. 38, commi 2 e 3, L. n. 445/2000).

Secondo l'art. 65 del CAD le richieste telematiche sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa dal richiedente, in presenza del dipendente addetto al procedimento, se ricorre almeno uno dei seguenti presupposti:

– alla richiesta è apposta una firma digitale o la firma elettronica qualificata, il cui certificato sia stato rilasciato da un certificatore accreditato;

– l’autore è identificato dal sistema informatico con l’uso della carta d’identità elettronica (CIE) o della carta nazionale dei servizi (CNS) L’art. 61 comma 2 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 ha precisato che l’utilizzo della CIE e della CNS sostituisce la firma elettronica avanzata per l’invio di istanze e dichiarazioni alle amministrazioni pubbliche;

– l’autore è identificato dal sistema informatico grazie agli strumenti diversi (dalla CIE e dalla CNS) predisposti dalle amministrazioni per l’individuazione del soggetto che richiede il servizio (ai sensi dell’art. 64, comma 2, CAD);

– la richiesta è trasmessa dall’autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata, purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato. In tal caso, la trasmissione costituisce dichiarazione di elezione di domicilio vincolante per il mittente (ai sensi dell’art. 6 CAD).

A ciò si aggiunga che l'articolo 48 del CAD prevede che “La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con le Linee guida. 2.  La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi alle Linee guida”.

Per ciò che riguarda l'email “semplice”, la validità della stessa quale mezzo di formazione e trasmissione di un documento informatico può essere valutata alla luce dell'art. 45 del CAD (“1. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. 2. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore.”): in particolare, in caso di difficoltà o di problemi di invio/ricezione, può risultare arduo per il mittente dimostrare che il messaggio di posta elettronica è stato “inviato al proprio gestore” e che lo stesso è stato “reso disponibile...nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore”. Ciò in quanto, di norma, i comuni gestori di posta elettronica ordinaria non attestano/certificano tali eventi al mittente.

Pertanto, tra posta elettronica certificata e posta elettronica ordinaria, ad oggi l'unico strumento che consente di attribuire con certezza validità legale alla data ed ora dell'invio/ricezione di un messaggio si ritiene sia il primo, mentre l'utilizzo della posta elettronica ordinaria (qualora consentito dalla normativa) pone comunque delle oggettive difficoltà in merito alla dimostrazione dell'invio/ricezione dei messaggi in questione.

Dott. Alessandro Rizzo 12/03/2018