Autentica di copia cartacea di documento informatico

Con l’informatizzazione dei registri contabili è stato modificato nel biennio 2008- 2009 il codice civile, introducendo l’articolo 2215-bis, il quale prevede che “i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”.

Lo stesso articolo dispone poi che “le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge” e “gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato”.

La riforma del Codice Civile sulle scritture contabili ha determinato un nuovo «concetto» di documento digitale originale delle scritture contabili:

a)    l’originale è il documento informatico tenuto dal legale rappresentante dell’impresa (o suo delegato).

b)    i vari estratti cartacei, fotocopie, fogli sparsi che vengono portati all’attenzione del funzionario comunale per l’autenticazione sono irricevibili.

c)    o si consegnano i file con firma digitale e marcatura temporale, oppure non si potrà procedere ad alcun tipo di autentica di scritture contabili.

L'originale è, quindi, il documento informatico detenuto dal commercialista (delegato dal legale rappresentante), e l’autentica di copia di un documento informatico è possibile solo se chi autentica può visualizzare il documento informatico originale verificandone l’autenticità; in questo caso sarà possibile procedere alla sua copia occorre eseguire “una copia analogica di un documento informatico”.

Ora, il funzionario incaricato dal sindaco è sicuramente competente ad autenticare anche le copie analogiche di un documento informatico, ma resta sempre la necessità per il funzionario che deve dichiarare la copia conforme all'originale, di poter accertare che la copia analogica esibita sia proprio conforme all'originale informatico detenuto dal legale rappresentante dell’impresa (o suo delegato).

Operativamente il legale rappresentante della ditta (o suo delegato) dovrà estrarre dal gestionale un file PDF/A, firmalo digitalmente ed inviarlo via mail al funzionario incaricato dal sindaco.

L’articolo 23 comma 1 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, definisce così le copie analogiche di documenti informatici come “Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.”

Il documento informatico così pervenuto dovrà essere stampato dal funzionario (oppure possono essere esibite anche le copie cartacee direttamente dal richiedente la copia).

A questo punto manca la condizione essenziale, ossia l’esibizione dell’originale posseduto dal legale rappresentante dell’impresa (o suo delegato) per il confronto con quanto presentato.

Per fare questo, chi chiede l'autentica della copia cartacea dovrà mettere in condizione il funzionario incaricato dal sindaco di accedere al sistema di archiviazione digitale dove si trova il file con il documento originale e, una volta fatta questa verifica, il funzionario comunale potrà dichiarare la copia cartacea stampata, conforme all'originale informatico, senza alcun rischio di dichiarare il falso in quanto lui stesso ha potuto verificarne la conformità.

Se il funzionario incaricato dal sindaco viene messo nelle condizioni di verificare la conformità del documento cartaceo con il documento informatico, accedendo al sistema informatico del commercialista dove è stato formato e archiviato il Registro IVA, lo stesso funzionario comunale potrà apporre, come previsto dall’articolo 23 comma 2 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, sulla copia cartacea una dichiarazione (un'autentica) analoga a quella "classica" di autentica di copia cartacea di un originale cartaceo.

Si riporta un fac-simile di atto di autentica di questo tipo.

27 Novembre 2023        Andrea Dallatomasina

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