Conservazione digitale del registro giornaliero e annuale di protocollo

Il DPCM 3.12.2013 prevede misure minime di sicurezza in tema di registro di protocollo, documento che ha un ruolo fondamentale nella gestione dei flussi documentali. L’art. 7 del citato decreto assicura:

a) l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;

 b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri; c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;

d) la registrazione delle attività rilevanti ai fi ni della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne l’identificazione.

Il comma 5 del citato decreto dispone che i soggetti pubblici hanno l’obbligo di conservazione digitale del registro giornaliero di protocollo. Il registro deve essere trasmesso al Sistema di Conservazione entro il giorno lavorativo successivo alla sua produzione.

Trattandosi di misure di sicurezza minime, non si esclude che la conservazione per ragioni di sicurezza e di organizzazione possa riguardare anche il registro annuale di protocollo, secondo il manuale di conservazione approvato dall’ente in base al citato DPCM ed alle linee guida Agid. Ma non si tratta di una norma di legge, anche perché sul piano pratico la sicurezza della conservazione è assicurata dall’invio entro il termine perentorio sopra indicato.

2 Novembre 2023          Eugenio De Carlo

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