Trascrizione di dichiarazione di nascita trasmessa dalla direzione sanitaria tramite PEC priva di firma digitale

L’articolo 30 comma 4 del dPR 3 novembre 2000, n. 396, prevede che “La dichiarazione può essere resa, entro dieci giorni dalla nascita, presso il comune nel cui territorio è avvenuto il parto o in alternativa, entro tre giorni, presso la direzione sanitaria dell'ospedale o della casa di cura in cui è avvenuta la nascita. In tale ultimo caso la dichiarazione può contenere anche il riconoscimento contestuale di figlio e, unitamente all'attestazione di nascita, è trasmessa, ai fini della trascrizione, dal direttore sanitario all'ufficiale dello stato civile del comune nel cui territorio è situato il centro di nascita o, su richiesta dei genitori, al comune di residenza individuato ai sensi del comma 7, nei dieci giorni successivi, anche attraverso l’utilizzazione di sistemi di comunicazione telematici tali da garantire l'autenticità della documentazione inviata secondo la normativa in vigore.”

L'articolo 62, comma 6 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, prevede che "Con uno o più decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, [...] sono stabiliti i tempi e le modalità di attuazione delle disposizioni del presente articolo, anche con riferimento: [...] all'erogazione di altri servizi resi disponibili dall'ANPR, tra i quali il servizio di invio telematico delle attestazioni e delle dichiarazioni di nascita [...]" ma non essendo ancora usciti i vari decreti attuativi occorre applicare le norme generali del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, che postula la validità dei documenti trasmessi per via telematica da chiunque verso chiunque, a condizioni previste dalla medesima disciplina.

La dichiarazione di nascita resa in ospedale è un documento cartaceo sottoscritto in originale dal/dai genitore/i e dall’impiegata del centro nascita appositamente incaricata, dovrà essere trasformato in copia per immagine su supporto informatico (quindi scansionato), firmato digitalmente e dovrà essere inoltrato all'ufficio di stato civile via pec.

Il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, prevede

• all’articolo 1 comma 1 lettera i-ter) che “la copia per immagine su supporto informatico di documento analogico è il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto”;
• all’articolo 20, comma 1-bis, che “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore. In tutti gli altri casi, l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida”
• all’articolo 22 comma 1 che “1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale”
• all’articolo 45 comma 1 che “I documenti trasmessi da chiunque (dunque, anche da una p.a., ndr) ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale”
• all'articolo 47 che "1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. 1-bis. L'inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l'eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare. 2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'art. 55 del dPR 28 dicembre 2000, n. 445; c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'art. 71. È in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax; d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al dPR 11 febbraio 2005, n. 68".

Nella determinazione AgID n. 407/2020 del 9 settembre 2020 sono state pubblicate le nuove “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, ed al punto 2.2. viene riportato “Fermo restando quanto previsto dall’art. 22 comma 3 del CAD nel caso in cui non vi è l’attestazione di un pubblico ufficiale, la conformità della copia per immagine ad un documento analogico è garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata o altro tipo di firma ai sensi dell’articolo 20 comma 1bis, ovvero del sigillo elettronico qualificato o avanzato da parte di chi effettua il raffronto”.

I documenti informatici in cui non vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata non sono privi di valore giuridico ma se pervengono via PEC sono liberamente valutabili in giudizio. Pertanto se la trasmissione avviene via PEC dal centro di nascita e l’ente provvede alla protocollazione del documento, rimane nell’autonomia organizzativa del comune decidere se trascrivere o meno tale documento.

Resto inteso che sarebbe opportuno l’invio tramite PEC della copia per immagine del documento analogico corredato di firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata dell’impiegata del centro nascita appositamente incaricata, previsto dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

31 Ottobre 2023            Andrea Dallatomasina

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