Scadenza registrazione contratto repertoriato

Dal 1° gennaio 2013, i contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture, devono essere stipulati, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell’ufficiale rogante dell’amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata.

Gli atti pubblici amministrativi possono essere registrati per via telematica utilizzando la procedura “Adempimento Unico” disponibile sulla piattaforma Sister. La richiesta di abilitazione deve essere effettuata, compilando questo modulo di adesione - pdf modulo di adesione, dal legale rappresentante dell’ente e, unitamente alle copie dei documenti di riconoscimento del richiedente e del soggetto da abilitare, deve essere inviata con raccomandata all’Agenzia delle Entrate ufficio provinciale di Roma – Territorio, via Raffaele Costi 60 – 00155 Roma.

In alternativa, l'intera documentazione può essere trasmessa con posta elettronica certificata all'indirizzo: up_roma1@pce.agenziaterritorio.it.

La normativa e la prassi di riferimento è:

Articolo 3-bis del Dlgs 463/1997  - Procedure telematiche, modello unico informatico e autoliquidazione

Provvedimento del 17 novembre 2009 - Agenzia del Territorio -  Estensione delle procedure telematiche di cui all'articolo 3-bis del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n.463, ad altri pubblici ufficiali.

Risoluzione n. 194/E del 16 maggio 2008  - imposta di bollo (Art. 1, comma 1-bis, della tariffa allegata al DPR26 ottobre 1972, n. 642). Allegati agli atti da registrare con procedure telematiche di cui all’art. 3-bis del decreto legislativo 18 dicembre1997, n. 463.

Circa la registrazione,  questa deve avvenire entro  20 giorni dal rogito contrattuale mediante il pubblico ufficiale che deve chiedere all’Agenzia delle Entrate, competente per territorio, la registrazione di detto contratto. Occorre distinguere:

il contratto di appalto stipulato con scrittura autenticata dall’ufficiale rogante o con atto notarile, a seguito di procedura in ambito nazionale o comunitario per un importo sia sopra soglia sia sotto soglia comunitaria, soggetto all’obbligo di registrazione “in termine fisso”;

il contratto di appalto stipulato tramite scrittura privata, senza intervento dell’ufficiale rogante, a seguito di cottimo fiduciario nella procedura in economia, soggetto ad imposta di registro solo in caso di uso.

Entrambe le tipologie sono soggette:

all’imposta di registro in misura fissa di € 200,00;

all’imposta di bollo con contrassegno sostitutivo della marca da bollo da € 16,00 ogni 4 facciate o, in alternativa, ogni 100 righe scritte. Suddetta imposta per gli atti digitali è stabilita nella misura fissa di € 45.

Preciso che, di regola, il foglio ai fini dell'imposta de qua, si considera composto da quattro facciate.

Ogni contratto rogato dall’Ufficiale rogante in forma pubblica, compreso, evidentemente, quello citato nel parere, ove rogato dall’Ufficiale predetto, deve essere registrato.

Quanto al formato, è possibile  salvare il contratto nel formato PDF/A , in quanto questo standard è quello indicato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici 

Se i contraenti sono muniti di firma digitale, è possibile far firmare digitalmente il contratto. Una volta firmato digitalmente il documento, eseguire la verifica delle firme, cliccando sull’icona verde di dike (…se si utilizza dike) . Il documento deve poi essere salvato in modo da garantire la successiva conservazione per un tempo illimitato con tecnologie sicure che ne assicurano anche la fruizione.

In questa ipotesi, nelle formule di rito, si potrebbe specificare :

E richiesto io Segretario ufficiale rogante ho ricevuto questo atto redatto sotto il mio controllo da persona di mia fiducia mediante strumenti informatici su …pagine a video, dandone lettura alle parti, le quali l'hanno dichiarato e riconosciuto conforme alle loro volontà, per cui a conferma lo sottoscrivono con firma digitale.

Se i contraenti non sono dotati di firma digitale, l’ufficiale rogante potrà raccogliere la firma delle parti su un  supporto cartaceo ( o su un tablet) e poi riportare l’immagine nel testo del contratto ( in alternativa  potrà  acquisisce la firma delle parti sulla copia cartacea del contratto, che successivamente scannerizza , trasformando il testo in un file PDF/A che poi sottoscriverà digitalmente .

In questa ipotesi, nelle formule di rito, si potrebbe specificare :

E richiesto io Segretario ufficiale rogante ho ricevuto questo atto redatto sotto il mio controllo da persona di mia fiducia mediante strumenti informatici su …pagine, dandone lettura alle parti, le quali l'hanno dichiarato e riconosciuto conforme alle loro volontà, per cui a conferma lo sottoscrivono mediante acquisizione digitale della sottoscrizione autografa ai sensi dell’art.52 bis della L.89/1913”

(L'articolo 52bis della legge 89/1913 infatti prevede che le parti possano firmare con firma digitale o con firma elettronica. La norma prevede che le parti, i fidefacenti, l'interprete e i testimoni sottoscrivano personalmente l'atto pubblico informatico in presenza del notaio con firma digitale o con firma elettronica, consistente anche nell'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa.)

MARCA TEMPORALE: Nonostante qualche AdE la richieda, non si ritiene necessaria per gli atti in forma pubblica amministrativa. In questi infatti il repertorio e la registrazione garantiscono certezza e validità della firma digitale oltre la sua scadenza.

Sul punto un’interessante studio del Consiglio nazionale del Notariato : http://www.notariato.it/it/primo-piano/studi-materiali/studi-materiali/documento-informatico-firma-digitale/N_6.pdf.

Dr. Eugenio De Carlo               20/02/2018