Documentazione contenuta nella cartella elettorale concernente l'interdizione dai pubblici uffici di un cittadino deceduto

Le istruzioni contenute nei paragrafi 40 e 41 della circolare del Ministero dell’interno, Servizio Elettorale – n. 965/Ms del 18 maggio 1967, prescrivono che tutti i fascicoli personali di coloro che siano cancellati dalle liste per morte, emigrazione all’estero (ora non più) o perdita della cittadinanza italiana vengano trasferiti dall’archivio corrente a quello di deposito per essere definitivamente eliminati, con le modalità valevoli per lo scarto degli atti d’archivio, trascorso un quinquennio di conservazione.

Nelle ipotesi di cancellazione per morte o per perdita della cittadinanza si applicano le disposizioni dettate dalla circolare a carattere permanente n. 2600/L del 1° febbraio 1986 (paragrafo n. 76), prevedendosi che i fascicoli degli elettori per cui è stato inviato il file .xml al comune di immigrazione vengano spostati dall’Archivio corrente a quello di deposito, dove verranno custoditi per un periodo di cinque anni per poi essere assoggettati a procedura di scarto.

Salvo impossibilità materiale, ogni Ufficio elettorale comunale costituisce, con apposito applicativo informatico, un archivio dei fascicoli personali elettronici degli elettori; in ognuno di tali fascicoli dev’essere inserita digitalmente, oltre al contenuto del file .xml, l’eventuale altra documentazione concernente l’interessato e significativa per la sua posizione elettorale, previa diretta acquisizione in forma digitale o scannerizzazione (ad esempio, comunicazioni provenienti dagli uffici di anagrafe o stato civile, accertamenti effettuati presso altri comuni, corrispondenza intercorsa con l’Autorità giudiziaria o l’Autorità di P.S., copia degli atti notificati, ecc…). Il comune di immigrazione procederà a sottoporre a procedura di scarto le tessere elettorali ritirate ai sensi dell’art. 4, comma 1, del d. P. R. n. 299/00; analogamente, il comune di emigrazione sottoporrà a scarto le tessere elettorali eventualmente non consegnate agli elettori non più ivi residenti.

15 Maggio 2023            Elena Turci

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