Assegnazione stesso protocollo a due uffici di AOO diverse

L’art. 50, comma 4, del TUDA prevede che “Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse”.

Le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” di AGID definiscono l’Area Organizzativa Omogenea (all. 1) come “Un insieme di funzioni e di uffici individuati dall'ente al fine di gestire i documenti in modo unitario e coordinato, secondo quanto disposto dall’art. 50 comma 4 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Essa rappresenta il canale ufficiale per l'invio di istanze e l'avvio di procedimenti amministrativi.”, mentre il termine Ufficio, riferito ad un’area organizzativa omogenea, individua “un ufficio dell’area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico”.

L’individuazione di una AOO ha pertanto la funzione di consentire una gestione unica e coordinata dei flussi documentali di competenza della stessa, avente anche funzione di canale ufficiale relativamente alle istanze ricevute e ai procedimenti amministrativi.

Per ciò che riguarda gli adempimenti a carico delle pubbliche amministrazioni rispetto alle AAO per la corretta gestione dei flussi documentali, nelle suddette Linee Guida è previsto che le stesse:

- individuino le aree organizzative omogenee (di seguito AOO) e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell’art. 50, comma 4, del TUDA;

- nominino, in ciascuna delle AOO, il responsabile della gestione documentale e un suo vicario, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche;

- per le amministrazioni con più AOO, nominino il coordinatore della gestione documentale e un suo vicario, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche;

- adottino per ogni AOO il manuale di gestione documentale, su proposta del responsabile della gestione documentale oppure, ove nominato, dal coordinatore della gestione documentale.

L’articolo 64, comma 4, del TUDA stabilisce, inoltre, che: “Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo”.

L’utilizzo di un protocollo unico per uffici appartenenti a diverse AOO, pertanto, considerato della “autonomia” di cui ciascuna gode nella gestione dei propri flussi documentali, risulterebbe non conforme alle suddette indicazioni.

La soluzione prospettabile, quindi, non è costituita da una immotivata “moltiplicazione” di protocolli (non riferiti univocamente ad una sola AOO), ma è possibile individuarla mediante la corretta gestione dei flussi documentali anche tra AOO differenti, così come specificato nelle già citate Linee Guida AGID, secondo cui: “Nel manuale di gestione documentale sono riportati, in particolare:

1. relativamente agli aspetti organizzativi:

a) le modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici e per lo scambio degli stessi all’interno ed all’esterno dell’AOO, applicando le modalità di trasmissione indicate nell’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati”;

b) l’indicazione delle unità organizzative responsabili (UOR) delle attività di registrazione di protocollo, di archiviazione dei documenti all’interno dell’AOO;

c) l’indicazione delle regole di assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni; […]”.

Come sopra indicato, lo scambio dei documenti tra AOO della medesima pubblica amministrazione, è specificamente disciplinato dall’allegato 6 delle suddette LG, nonché dal “VADEMECUM PER L’IMPLEMENTAZIONE DELLE LINEE GUIDA SULLA FORMAZIONE, GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI” della medesima Agenzia.

4 maggio 2023              Alessandro Rizzo

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