Protocollazione richiesta presentata da un privato e inoltrata da un professionista delegato
Risposta del Dott. Eugenio De Carlo
Risposta al quesito dell'Avv. Alessandro Rizzo
QuesitiSi chiede se è corretto modificare l'oggetto di una pec in arrivo in Comune prima di assegnarla all'ufficio di competenza.
Nell'ente capita spesso che cittadini inviano una pec chiedendo ad esempio appuntamento con sindaco e assessore.
L'operatore comunale prima di protocollarla e assegnarla all'ufficio di competenza cambia l'oggetto e magari toglie il riferimento al sindaco e protocolla la mai solo all'assessore.
Al cittadino però, di conseguenza, arriva la comunicazione del numero di protocollo contenente un oggetto diverso da quello inviato e quindi spesso i cittadini chiamano per chiedere spiegazioni perchè l'oggetto della pec protocollata è diverso da quello inviato dal cittadino (che si evince peraltro anche dalle ricevute di accettazione e consegna in possesso del cittadino)
Si chiede se è legittima la modifica dell'oggetto della pec da parte degli operatori comunali prima della protocollazione.
Tra le informazioni da memorizzare ai fini della registrazione di protocollo dei documenti ricevuti dalle pubbliche amministrazioni, così come stabiliti dall’articolo 53 comma 1 del DPR 445/20000 (TUDA) è presente anche il seguente “d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile”.
L’indicazione in questione, ai fini della registrazione di protocollo, non appare vincolare in termini assoluti l’amministrazione ricevente ad effettuare una mera e pedissequa trascrizione dell’oggetto indicato dal mittente (sul punto, si può pensare anche alle ipotesi di oggetto totalmente mancante, estremamente generico o fuorviante rispetto all’effettivo contenuto del documento, che comporterebbero una omessa o errata indicazione del suddetto elemento, utile anche ai fini dell’assegnazione e archiviazione dei documenti, nonché dell’eventuale successivo reperimento): a ciò, si aggiunga, che la PEC, è considerabile quale “veicolo” di trasmissione del documento, ma può anche non corrispondere con il contenuto del documento in sé (che sovente è allegato alla stessa).
Ad ogni buon conto, si ritiene che la registrazione dell’oggetto del documento, pur non essendo l’amministrazione strettamente vincolata a quello indicato dal cittadino, debba comunque avvenire sulla base dei criteri di pertinenza, veridicità e coerenza con il contenuto dello stesso: pertanto, nel caso di specie, ove l’istanza riguardi più soggetti/uffici, non si ritiene corretto modificare l’oggetto a priori, come se l’istanza del cittadino non fosse stata formulata, o riguardasse soltanto uno di essi. Tale aspetto, al più, può rilevare ai fini della organizzazione e ripartizione interna della corrispondenza protocollato verso i competenti uffici, con modalità che attengono alla c.d. assegnazione interna (tra l’altro, sempre modificabile, a differenza degli elementi essenziali stabiliti per la registrazione di protocollo), in linea con il manuale di gestione documentale dell’Ente e così come previsto anche dalle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.
9 febbraio 2023 Avv. Alessandro Rizzo
Per i clienti Halley: ricorrente QS n. 2478, sintomo QS n. 2551
Risposta del Dott. Eugenio De Carlo
Risposta del Dott. Massimo Monteverdi
Ricevi via email i nuovi contenuti pubblicati nel portale
In collaborazione con:
