Utilizzo del Fax nella Pubblica Amministrazione

Come indicato anche nel quesito, il vigente TUDA (D.P.R. 445/2000, art. 38 “Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica” e art. 43 “I documenti trasmessi da chiunque ad una   pubblica amministrazione  tramite  fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale”) prevede per i privati la facoltà di utilizzare anche detto strumento per l’invio di istanze/documenti verso le pubbliche amministrazioni.

Il Legislatore, allorquando ha voluto escludere l’utilizzo del fax (come tra pubbliche amministrazioni, cfr. art. 47, comma 2, lett. c, CAD), ha esplicitamente previsto tale divieto modificando la normativa vigente.

Per quanto sopra, malgrado il campo di applicazione e l’utilizzo, di fatto, del fax possa oggi risultare molto limitato e marginale, ai sensi del DPR 445/2000 è ancora un mezzo validamente utilizzabile dai privati per la trasmissione documentale verso la pubblica amministrazione.

Sotto altro aspetto, si rileva che, nella normativa vigente, non si rinviene un obbligo specifico per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di apparecchiature e linea fax, essendo previsto un espresso obbligo in tal senso solo per la posta elettronica certificata: conseguentemente, alcune amministrazioni, in un’ottica di dematerializzazione degli archivi e dei flussi documentali, e in linea con le recenti disposizioni in materia, hanno disposto la dismissione di tale strumento, al fine di privilegiare esclusivamente le comunicazioni di tipo telematico e la ricezione di documenti informatici da parte della cittadinanza.

Nei manuali di gestione dei flussi documentali che ogni amministrazione è tenuta ad adottare, di norma, è  specificata la modalità di ricezione e lavorazione dei documenti da parte dell’ente, inclusi quelli pervenuti mediante fax: a titolo esemplificativo, in alcuni casi è previsto un sistema fax server con trasmissione automatica dei documenti nella casella PEC istituzionale (con conseguente dematerializzazione documentale di quanto ricevuto), in altri si specifica la modalità di protocollazione del documento analogico ricevuto via fax (equiparandolo al documento cartaceo consegnato a mano o ad una email ordinaria), in altri ancora il fax non è previsto tra le fattispecie di flussi documentali in entrata o non viene nemmeno menzionato.

Pur comprendendo che lo strumento di comunicazione fax al giorno d’oggi risulta poco utilizzato e, oramai, quasi integralmente sostituito dai mezzi telematici (email, PEC, piattaforme di comunicazione…), volendo valorizzare la facoltà del cittadino di utilizzare anche tale strumento (tenuto conto delle possibili ipotesi di “emergenze” informatiche o di scarsa dimestichezza del trasmittente con gli altri strumenti di comunicazione) si dovrebbe concludere per il mantenimento del canale di trasmissione in questione (preferibilmente con l’utilizzo di un sistema fax server, al fine di mantenere l’obiettivo della dematerializzazione documentale), attendendo che il Legislatore “aggiorni” la normativa in tal senso; per altro verso, qualora (sulla base di una valutazione prettamente materiale) il fax dell’ente risultasse da tempo sostanzialmente inutilizzato da parte della cittadinanza, in un’ottica di digitalizzazione e contenimento dei costi e in linea quanto già deciso da alcune amministrazioni, con tale motivazione (ed eventuale modifica anche del manuale di gestione dei flussi documentali), previo ampio e congruo avviso ai cittadini, la linea fax potrebbe essere dismessa.

23 dicembre 2022 Avv. Alessandro Rizzo

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