La piattaforma per la notificazione degli atti della P.A.

PARTE I: Disciplina regolamentare e adempimenti operativi

Servizi Comunali

La piattaforma per la notificazione degli atti delle pubbliche amministrazioni è il più recente strumento tecnologico previsto dal Legislatore per proseguire il percorso di attuazione del processo di digitalizzazione delle amministrazioni italiane.
L’analisi operativa delle novità introdotte dal D.M. n. 58/2022 che ha regolamentato il funzionamento della piattaforma verrà articolata in 2 PARTI:

  • nella presente Parte I saranno illustrati gli istituti generali e le nozioni fondamentali necessari per l’utilizzo della piattaforma e l’adesione alla stessa da parte delle amministrazioni,
  • nella Parte II (pubblicata in data 12 luglio 2022) si esaminerà dettagliatamente l’iter operativo stabilito dal Legislatore per l’esecuzione delle notificazioni tramite tale strumento tecnologico.

Le disposizioni per il funzionamento della piattaforma
La piattaforma, la cui istituzione è stata prevista dall’art. 1, comma 402, della legge n. 160/2019, è disciplinata in via generale dall’art. 26 del Decreto Legge n. 76/2020, il quale ne definisce i principi base e le modalità di funzionamento.
L’intento dichiaratamente perseguito dal Legislatore con l’introduzione di tale piattaforma è quello di rendere più semplice, efficiente, sicura ed economica la notificazione con valore legale di atti, provvedimenti, avvisi e comunicazione effettuata ai cittadini dalle pubbliche amministrazioni, perseguendo al contempo un risparmio per la spesa pubblica.
Con il decreto 8 febbraio 2022 n. 58 (“Regolamento recante piattaforma per la notificazione degli atti della pubblica amministrazione”, pubblicato sulla G.U.R.I. n. 130 del 6 giugno 2022), entrato in vigore lo scorso 21 giugno 2022 e adottato in attuazione dell’art. 26, comma 15, D.L. n. 76/2020, il Ministro per l’Innovazione Tecnologica e la Transizione Digitale ha fornito al gestore della piattaforma (PagoPA) e alle pubbliche amministrazioni le regole tecniche e le indicazioni operative sulle modalità di funzionamento della piattaforma.

Ambito oggettivo e soggettivo di applicazione
Dal punto di vista oggettivo, ai sensi dell’art. 26, comma 3, D.L. n. 76/2020, le amministrazioni hanno la facoltà, ai fini della notificazione di atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni e in alternativa alle modalità previste da altre disposizioni di legge (anche in materia tributaria) di rendere disponibili telematicamente sulla piattaforma i corrispondenti documenti informatici; la piattaforma, inoltre, può essere utilizzata anche per la trasmissione di atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni per i quali non è previsto l'obbligo di notificazione al destinatario.
Esclusioni - L’utilizzo della piattaforma è invece espressamente escluso (art. 26, comma 17, D.L. n. 76/2020) per le seguenti tipologie di atti:

a) atti del processo civile, penale, per l'applicazione di misure di prevenzione, amministrativo, tributario e contabile, e provvedimenti e comunicazioni ad essi connessi;

b) atti della procedura di espropriazione forzata disciplinata dal titolo II, capi II e IV, del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 602, diversi dall’avviso di inizio dell’esecuzione (art. 50, commi 2 e 3) e dall’avviso di iscrizione di ipoteca (art. 77, comma 2-bis);

c) atti dei procedimenti di competenza delle autorità provinciali di pubblica sicurezza relativi a pubbliche manifestazioni, misure di prevenzione personali e patrimoniali, autorizzazioni e altri provvedimenti a contenuto abilitativo, soggiorno, espulsione e allontanamento dal territorio nazionale degli stranieri e dei cittadini dell'Unione europea, o comunque agli atti di ogni altro procedimento a carattere preventivo in materia di pubblica sicurezza, e ai provvedimenti e alle comunicazioni ad essi connessi.

Dal punto di vista soggettivo, la piattaforma potrà essere utilizzata da:

  • le pubbliche amministrazioni di cui all'art. 1, comma 2, del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165 (ossia, tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del SSN, l'ARAN, le Agenzie, il CONI);
  • gli agenti della riscossione;
  • i soggetti affidatari dei servizi di accertamento e riscossione dei tributi ai sensi dell’art. 52, D.Lgs. n. 446/1997, limitatamente agli atti emessi nell'esercizio di attività ad essi affidate.

Le diverse tipologie di domicilio digitale
Ai fini del funzionamento della piattaforma, più che mai fondamentale è il domicilio digitale, ossia l’indirizzo di posta elettronica certificata o di un servizio elettronico di recapito certificato qualificato presso il quale il cittadino, con valore legale e ad ogni effetto di legge, riceve gli atti notificati dalle pubbliche amministrazioni.
Mentre l’art. 26 del D.L. n. 76/2020 non forniva alcuna definizione specifica del domicilio digitale del destinatario della notificazione, il Regolamento (in linea con quanto disposto dal comma 5 del predetto articolo) ne prevede e definisce tre tipologie:

1)  il domicilio digitale di piattaforma, ossia l’indirizzo PEC appositamente eletto dal destinatario per la ricezione delle notificazioni delle pubbliche amministrazioni effettuate tramite piattaforma;

2) il domicilio digitale speciale, ossia l’indirizzo PEC eletto, ai sensi dell’art. 3-bis, comma 4-quinques del CAD, quale domicilio speciale per determinati atti o affari;

3) il domicilio digitale generale, ossia l’indirizzo PEC inserito in uno degli elenchi di cui agli art. 6-bis, 6-ter e 6-quater del CAD (INI-PEC, IPA, INAD).

Ai sensi del Regolamento (art. 5, comma 3), i destinatari possono eleggere anche più domicili digitali di piattaforma, diversificati in relazione alle varie pubbliche amministrazioni mittenti, e hanno la possibilità di indicare un recapito digitale (ossia, un canale di comunicazione differente dal domicilio digitale, quale ad esempio un indirizzo e-mail) presso cui ricevere gli avvisi di cortesia.
La correttezza del domicilio e del recapito digitali indicati, viene verificata dal sistema attraverso la predisposizione di una apposita funzionalità di conferma da parte del destinatario.
Come può evincersi dall’art. 7 del Regolamento, le diverse tipologie di domicilio digitale del destinatario non sono equivalenti, ma sussiste un preciso ordine tra le stesse ai fini delle notificazioni mediante piattaforma: il gestore, infatti, deve prioritariamente eseguire la notificazione presso il domicilio digitale di piattaforma eletto dal destinatario e, solo in mancanza di tale elezione o di non funzionamento dello stesso (poiché saturo, non valido o non attivo) può eseguire la notificazione presso il domicilio digitale speciale del destinatario; infine, se neanche il domicilio digitale speciale risulta utilizzabile (sempre per mancata elezione o non funzionamento dello stesso), la spedizione digitale può essere eseguita presso il domicilio digitale generale.

La piattaforma
La gestione, manutenzione e l’aggiornamento tecnologico della piattaforma per la notificazione degli atti, nonché lo sviluppo della relativa infrastruttura, sono stati affidati alla società PagoPA S.p.A. che ha già predisposto e messo a disposizione delle pubbliche amministrazioni il relativo manuale operativo, nel quale sono contenute anche le specifiche tecniche di attuazione e le interfacce di servizio informatiche (c.d. API).
Il Regolamento (art. 3) prevede che PagoPA, prima della messa in funzione della piattaforma, svolga dei test per verificare il corretto funzionamento ed eventuali casi di malfunzionamento: il piano dei test previsti copre la totalità dei casi d’uso e delle funzionalità assegnate alla piattaforma.
Tra gli ulteriori compiti del gestore della piattaforma disciplinati dal Regolamento, vi è il rilascio con valore legale opponibile ai terzi delle attestazioni relative alla notificazione degli atti (art. 12), e la conservazione, per un periodo decennale dal perfezionamento della notifica per il destinatario, dei documenti oggetto delle stesse (art. 15).
Pur avendo il gestore un ruolo centrale nel processo notificatorio effettuato mediante l’utilizzo della piattaforma, resta fermo che le amministrazioni mittenti sono responsabili sia del contenuto degli atti che delle informazioni fornite al gestore, nonché i titolari del trattamento dei dati utilizzati; il gestore, invece, è responsabile del corretto funzionamento del servizio e delle attività direttamente effettuate, e agisce quale responsabile del trattamento dei dati personali per conto delle amministrazioni per tutti i trattamenti differenti da quello attinente all’accesso alla piattaforma mediante SPID o CIE da parte di destinatari e mittenti.

L’adesione alla piattaforma da parte delle pubbliche amministrazioni
L’adesione alla piattaforma da parte delle amministrazioni mittenti è disciplinata dall’art. 4 del Regolamento, il quale stabilisce che l’accesso iniziale avvenga tramite SPID o CIE del funzionario incaricato, per tale intendendosi il soggetto che per primo accede alla piattaforma per conto del mittente al fine di predisporre le condizioni iniziali per l’impiego del sistema e per curare le attività istruttorie preliminari all’adesione.
Il funzionario incaricato deve compilare il modulo di adesione disponibile sulla piattaforma, accettando le condizioni di servizio; successivamente, il gestore della piattaforma individuerà il domicilio digitale dell’amministrazione risultante dall’indice IPA (gli indirizzi digitali della pubblica amministrazione), al quale trasmetterà il modulo di adesione compilato.
Tale modulo compilato trasmesso dal gestore andrà sottoscritto con firma digitale dal dirigente competente dell’amministrazione, e il procedimento di adesione si perfezionerà mediante accesso, sempre mediante SPID o CIE, dei c.d. funzionari autorizzati, ossia dei referenti amministrativi (incluso il funzionario incaricato) autorizzati ad operare sulla piattaforma per conto dell’amministrazione mittente, e i cui estremi identificativi devono essere debitamente indicati in sede di configurazione del servizio.
Tale essendo il quadro generale dei principi e dei meccanismi posti alla base del funzionamento della piattaforma e dell’adesione alla stessa da parte delle pubbliche amministrazioni, nella seconda parte del presente approfondimento si analizzeranno gli adempimenti e le procedure operative specificatamente previste per l’esecuzione della notificazione degli atti mediante la piattaforma.

Articolo di Alessandro Rizzo


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Scritto il 11/07/2022 , da Rizzo Alessandro

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