Richiesta protocollazione plico chiuso

Risposta del Dott. Eugenio De Carlo

Quesiti

Quando allo sportello del protocollo un cittadino si presenta per protocollare un plico chiuso, anche se non sigillato, da assegnare ad un ufficio (x), con una missiva esterna al plico il protocollista ha il dovere di aprirla? O può registrare semplicemente la consegna del plico chiuso sebbene non sia documentazione di gara o nulla di riservato per il personale o l'amministrazione ma documentazione istituzionale per il Comune? Il cittadino nell'occasione ha espresso la volontà di consegnare un plico chiuso.

Risposta

La disciplina è regolata dal manuale di gestione documentale in uso al Comune. Di regola, comunque, se il plico è riservato o reca detta dicitura, non viene aperto, ma consegnato al destinatario, il quale, dopo averne preso visione, qualora reputi che i documenti ricevuti debbano essere comunque protocollati perché riguardanti affari d’ufficio, provvede a trasmetterli alla UOP per la protocollazione.

E’ anche possibile che l’ente abbia istituito oltre al registro ufficiale di protocollo informatico, anche l’eventuale registro per la protocollazione di corrispondenza riservata e, allora, il plico sarà registrato in quel registro e smistato all’ufficio interessato.

L'operatore che gestisce lo smistamento dei documenti può definire “riservato” una registrazione di protocollo ed assegnarla per competenza ad un utente assegnatario. Nel caso in cui sia effettuata una protocollazione riservata, la visibilità completa del documento è possibile solo all'utente assegnatario per competenza e agli operatori di protocollo che hanno il permesso applicativo di protocollazione riservata (permesso associato al ruolo).

21 giugno 2022             Eugenio De Carlo

 

Per i clienti Halley: ricorrente QS n. 2241, sintomo n. 2314


Scritto il 27/06/2022 , da De Carlo Eugenio

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