Conservazione e scarto documenti d'archivio

Ogni Ente approva un piano di conservazione e di scarto sulla scorta di regole ormai consolidate sintetizzate nell'allegato. Si rammenta che l'archiviazione si distingue in corrente, di deposito e storico.

Per “archivio corrente” s’intende l’archivio che è attualmente in uso ed è in continuo accrescimento; per necessità pratiche, i fascicoli che compongono l’archivio corrente vengono conservati in locali facilmente accessibili o nella stessa stanza degli impiegati che li utilizzano. I fascicoli relativi alle pratiche ormai concluse non servono più alle attività quotidiane e si possono quindi spostare in locali di minor facile accesso (cantine, soffitte, magazzini decentrati).

In questa fase, gli archivi vengono definiti “di deposito” o “intermedi”: si tratta infatti di una fase intermedia del ciclo di vita degli archivi, tra quella dell’archivio corrente e quella dell’archivio storico. In questo stadio si conservano documenti che un domani potranno magari essere scartati, ma che per il momento occorre conservare perché possono ancora essere utili (ad esempio per accertamenti fiscali).

Infine, dopo un certo numero di anni – che per gli archivi dello Stato è definito dalla legge in 30 anni – si selezionano i fascicoli che vale la pena di conservare per sempre, e si scartano gli altri. Si costituisce così l’archivio storico, che ha un interesse prevalentemente storico-culturale, ma che comunque può ancora servire anche per fini pratici. Si pensi, ad esempio, che per risolvere dispute sui confini, bisogna a volte ricorrere a documenti vecchi di secoli.

1 febbraio 2022             Eugenio De Carlo

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