POLA – Piano organizzativo del lavoro agile: aggiornamento entro il 31 gennaio 2022

Cosa e come fare

Cosa fare
Si avvicina la data del 31 gennaio e con essa anche l’obbligo di aggiornamento del Piano organizzativo del lavoro agile (POLA).
Infatti, ai sensi dell’art. 263 del decreto-legge n. 34 del 2020, convertito con modificazioni dalla legge n. 77 del 2020, le amministrazioni pubbliche, a partire dal 2021, redigono, sentite le organizzazioni sindacali, il Piano organizzativo del lavoro agile, quale sezione del Piano della performance. Il POLA pertanto costituisce una sezione del Piano della performance, da adottare e pubblicare entro il 31 gennaio di ogni anno e dovrà essere aggiornato secondo una logica di scorrimento programmatico.

Cosa contiene il Piano
Il POLA promuove l’attuazione del lavoro agile e definisce le misure organizzative, i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale, anche dirigenziale, e gli strumenti di monitoraggio e rilevazione volti alla verifica periodica dei risultati conseguiti, anche in termini di miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dell’azione amministrativa, della digitalizzazione dei processi, nonché della qualità dei servizi erogati.
Fondamentale è il coinvolgimento dei cittadini, sia individualmente, sia nelle loro forme associative, volto a rendere i servizi resi dalle pubbliche amministrazioni più rapidi ed efficaci attraverso la digitalizzazione degli stessi.
Il POLA, pertanto, è un documento di programmazione organizzativa all’interno del quale l’Amministrazione locale riporta i seguenti contenuti minimi:

livello di attuazione e di sviluppo del lavoro agile (attraverso un’analisi dell’attuazione del lavoro agile e quindi capire da dove si parte?);
modalità attuative (come attuare il lavoro agile e secondo quale tempistica?);
soggetti, processi e strumenti del lavoro agile (chi fa, che cosa fa, quando e come attuare e sviluppare il lavoro agile?);
programma di sviluppo del lavoro agile (come sviluppare il lavoro agile?).

Il Piano individua le modalità attuative del lavoro agile prevedendo che le attività possano essere svolte da remoto e che almeno il 60 per cento dei dipendenti possa avvalersene.
Ai dipendenti in lavoro agile è garantito che non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera.
In caso di mancata adozione del POLA, il lavoro agile si applica almeno al 30 per cento dei dipendenti, ove lo richiedano.

Chi lo redige
Il Piano è redatto con il coinvolgimento diretto dell’ufficio del personale e dei dirigenti quali promotori dell’innovazione dei sistemi organizzativi. Tali soggetti si possono avvalere anche della collaborazione dei Comitati unici di garanzia (CUG), degli Organismi indipendenti di valutazione (OIV) e dei Responsabili della Transizione al Digitale (RTD), al fine di rendere coerente il POLA con gli altri strumenti di programmazione ed in particolare con il Piano Triennale dell’Informatica.
I CUG forniranno un valido supporto focalizzando l’attenzione su politiche di conciliazione dei tempi di lavoro e vita privata funzionali al miglioramento del benessere organizzativo.
L’OIV contribuirà alla definizione degli indicatori che l’amministrazione utilizza per programmare, misurare, valutare e rendicontare la performance prediligendo la valorizzazione dei risultati e non il controllo sulla prestazione.
L’RTD avrà il compito di individuare i cambiamenti organizzativi e gli adeguamenti tecnologici necessari.

Come si redige? Schemi e modelli
Per una più semplice redazione del POLA il Dipartimento della funzione pubblica ha messo a disposizione due template:

Per la redazione del POLA è necessario la valutazione del livello di attuazione e di sviluppo del lavoro agile, attraverso indicatori sia di tipo qualitativo che quantitativo.
Gli indicatori di tipo qualitativo sono basati sulla percezione della qualità da parte degli utenti ed in particolare sono:

% dirigenti/posizioni organizzative soddisfatte del lavoro agile dei propri collaboratori;
% dipendenti in lavoro agile soddisfatti;
soddisfazione per genere: % donne soddisfatte, % uomini soddisfatti;
soddisfazione per età: % dipendenti sopra i 60 anni soddisfatti; % dipendenti sopra i 50 anni soddisfatti; ecc.;
soddisfazione per situazione familiare: % dipendenti con genitori anziani, soddisfatti; % dipendenti con figli, soddisfatti; ecc.

Gli indicatori di tipo quantitativo sono basati sul numero dei dipendenti in lavoro agile, in particolare:

% lavoratori agili effettivi / lavoratori agili potenziali;
% giornate di lavoro agile / giornate lavorative totali.

Per facilitare la valutazione del livello di attuazione e di sviluppo del lavoro agile può essere d’ausilio il modello di questionario allegato.

L’aggiornamento
Definiti gli indicatori e verificato lo stato di attuazione del lavoro agile si procederà a valutare le modalità di implementazione del POLA e gli impatti attesi sui lavoratori.
Lo sviluppo ed il relativo aggiornamento del Piano sono basati su tre fasi:

avvio;
sviluppo intermedio;
sviluppo avanzato.

Gli indicatori serviranno a creare la base di partenza per successive serie storiche ed individuare i punti critici e di miglioramento.
Nell’arco di un triennio 2021-2023, il Comune dovrà giungere ad una fase di sviluppo avanzato in cui andranno monitorate tutte le dimensioni indicate nell’allegata tabella degli indicatori di monitoraggio del POLA.
Dopo ogni fase, il Comune dovrà verificare il livello raggiunto rispetto al livello programmato.
I risultati misurati dovranno essere rendicontati in un’apposita sezione della Relazione annuale sulla performance e costituiranno il punto di partenza per l’individuazione dei contenuti della programmazione del Piano 2022-2024.

Allegati