Conservazione: soluzioni applicative per documenti fiscali

Un tavolo tecnico inter istituzionale ha redatto un documento con numerosi chiarimenti sui metadati

Per agevolare l’attuazione delle nuove Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, è stato istituito un tavolo tecnico inter istituzionale con lo scopo di analizzare nel dettaglio le migliori soluzioni applicative, in particolare con riferimento alla fattispecie dei documenti aventi natura fiscale.

Il gruppo di lavoro, costituito nel mese di giugno e coordinato da AgID, ha visto la partecipazione di Agenzia delle Entrate, Consiglio Nazionale dei dottori commercialisti, Assosoftware, Anorc e Assoconservatori. Il tavolo si è avvalso inoltre del supporto metodologico del Politecnico di Milano e di quello tecnico di Sogei.

I lavori si sono svolti da luglio e ottobre e sono terminati con l’adozione del documento dal titolo “I metadati del documento informatico di natura fiscale e contabile”, redatto a partire da uno studio effettuato dall’Osservatorio Digital B2b della School of Management del Politecnico di Milano, che ne ha curato la prima stesura. A corredo del documento è stato allegato uno schema che riepiloga quanto esplicitato nei chiarimenti. 

Il lavoro si è concentrato, in particolare, sull’applicazione dell’Allegato 5 alle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, versione del 18 maggio 2021, che illustra i metadati relativi al documento informatico.

I chiarimenti contenuti nel documento fanno riferimento principalmente al documento fattura, data la sua particolare complessità, ma possono essere applicati per analogia anche ad altre tipologie documentali non trattate esplicitamente qualora se ne ravvisino le medesime condizioni di applicabilità descritte, ferma restando la responsabilità del produttore.

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Domande frequenti

Rappresentazione dei metadati nell'allegato 5

Con riferimento all’allegato 5, AgID non intende imporre una specifica tecnologia per la rappresentazione dei metadati, anche se la struttura in xml è consigliata. Gli schemi xsd riportati in allegato hanno lo scopo di fornire un ausilio nel caso si voglia utilizzare una rappresentazione dei metadati in formato .xml, ma anche e soprattutto di definirne con maggior chiarezza i contenuti, le strutture, particolarmente se ricorsive, nonché i vincoli in termini di valorizzazione e di obbligatorietà, di quanto non fosse possibile indicare in un documento di tipo testuale

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Allegato 6 alle nuove linee guida: flusso di comunicazione tra AOO

Domanda: Relativamente all’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati” al capitolo 3 Flussi di comunicazione dello stesso è detto che per dare seguito alla comunicazione tra AOO delle pubbliche amministrazioni è possibile utilizzare le modalità previste dalla norma, e nel dettaglio, posta elettronica e cooperazione applicativa. Nello specifico dell'utilizzo della posta elettronica nello stesso allegato non sono riportate specifiche in merito. Si chiede come attuare quanto prescritto nel citato allegato nel caso di comunicazione utilizzando posta elettronica.

Risposta: La possibilità di utilizzare la modalità di comunicazione tramite posta elettronica è da intendersi quale modalità residuale in attesa che tutte le AOO provvedono ad attrezzarsi con gli opportuni strumenti per l’utilizzo dei WS SOAP. L’intenzione nel predisporre l’allegato è stata quella di favorire l’adozione della modalità di comunicazione tra AOO realizzata tramite WS SOAP.  Si evidenzia che, in coerenza con le “Linea di indirizzo sull’interoperabilità tecnica delle Pubbliche Amministrazioni” (https://www.agid.gov.it/it/infrastrutture/sistema-pubblico-connettivita/il-nuovo-modello-interoperabilita), il citato allegato sarà aggiornato includendo le modalità tecniche per dare seguito alla comunicazione tra AOO anche attraverso la tecnologia REST.

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Chiarimenti riguardanti le nuove linee guida