Mittente legalmente corretto per la protocollazione

Risposta al quesito del Dr. Eugenio De Carlo

Quesiti

Casistiche del Cliente:

 

1 - ricevono un documento cartaceo che arriva all'ufficio x; il dipendente dell'ufficio lo scansiona e lo invia dalla propria casella personale alla casella del protocollo; al protocollo arriva quindi come mittente dall'operatore interno del comune (e dal suo indirizzo personale) ma su richiesta dei dipendenti, nel registrare il protocollo viene cambiata l'anagrafica mittente e sostituito il dipendente interno con il mittente esterno del documento cartaceo

 

2 - email di ditta/società/cittadino esterno che arriva alla casella personale del dipendente di un ufficio x e da lui inoltrata alla casella del protocollo; al protocollo arriva quindi dall'operatore interno del comune (dal suo indirizzo personale) ma su richiesta dei dipendenti, nel registrare il protocollo viene cambiata l'anagrafica mittente e sostituito il dipendente interno con il mittente esterno della email.

 

Domanda che si pone il cliente:

 

Alla luce del fatto che nel protocollo che verrà registrato viene agganciata la e-mail che risulta comunque sempre provenire dall'indirizzo personale del dipendente interno, quale mittente è legalmente corretto mettere nel protocollo?

Dato che i colleghi che gli girano le e-mail non vogliono risultare come mittenti delle stesse e gli chiedono di sostituire i loro nominativi con quello del mittente esterno, è legalmente corretto fare questa operazione?

La normativa prevede qualcosa di specifico in merito? Si può tranquillamente sostituire come mittente del protocollo il mittente esterno al dipendente interno anche se poi nello stesso protocollo risulta agganciata la e-mail che proviene dell'indirizzo del dipendente interno?

E se sostituire completamente l'anagrafica non fosse corretto, quale sarebbe la cosa più giusta? Lasciare solo il dipendente interno come mittente del protocollo, oppure mettere entrambi, quindi sia il dipendete interno che aggiungere a mano il mittente esterno?

Cosa bisogna fare per non operare in maniera illegale nella registrazione del protocollo?

Risposta

Ai sensi dell’art. 53 del DPR n. 445/2000, la registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni va effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:

……

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo va effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati.

In base al successivo art. 55 del citato DPR la segnatura di protocollo associa, in forma permanente non modificabile, le informazioni riguardanti il documento stesso all’area organizzativa individuata ai sensi dell'50, comma 4. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento è assegnato (in entrata) o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento (in uscita).

I manuali di gestione del protocollo, di regola, prevedono che al termine delle operazioni di registrazione e segnatura dei documenti ricevuti dall'AOO (area organizzativa omogenea) in formato cartaceo, i documenti medesimi sono assegnati al RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo - il dipendente che ha la responsabilità dell'esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare) di competenza per via informatica attraverso la rete interna dell'amministrazione.

L'originale cartaceo viene trattato come di seguito indicato:

 viene acquisito in formato immagine con l'ausilio di scanner;

 può essere successivamente trasmesso/ritirato al/dal RPA, oppure essere conservato dalla UOP.

I documenti cartacei gestiti dalla UOP (Unità Organizzative di registrazione di Protocollo - rappresentano gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo) sono di norma assegnati entro il giorno successivo a quello di ricezione, salvo che vi figurino, entro detto lasso di tempo, uno o più giorni non lavorativi. In quest’ultimo caso, l'operazione di smistamento viene assicurata entro le 24 ore dall'inizio del primo giorno lavorativo successivo.

L'UOR (Uffici Organizzativi di Riferimento - un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato) competente ha notizia dell'arrivo/assegnazione del documento ad esso indirizzato tramite un messaggio di posta elettronica. Attraverso le funzioni del SdP (Servizio di protocollo informatico) e in base alle abilitazioni previste il responsabile dell'UOR potrà:

 visualizzare gli estremi del documento;

 visualizzare il contenuto del documento; ● individuare come assegnatario il RPA competente nella materia oggetto del documento. La "presa in carico" dei documenti informatici è registrata dal sistema in modo automatico e la data di ingresso dei documenti nelle UOR di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.

 

13 agosto 2021                                                            Dott. Eugenio De Carlo

 

DOMANDA A CHIARIMENTO:

Dalla lettura del parere non si comprende se la risposta sia affermativa o negativa.

Si legge nella risposta " con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti da parte dell'operatore", quindi non sembra possibile modificare il mittente e bisognerebbe lasciare come mittente l'ufficio interno. E’ corretto?

 

RISPOSTA A CHIARIMENTO:

Una volta ricevuto il documento dall'esterno, il mittente da riportare al protocollo è  solo quello (esterno) di provenienza del documento ricevuto. Tutte le altre fasi, una volta ricevuto il documento dall'unità organizzativa del protocollo e da questa protocollato, sono solo interne all'ente e documentano i passaggi tra le varie figure organizzative interne secondo le rispettive competenze, come definite nel manuale di gestione.

16 agosto 2021                                                            Dott. Eugenio De Carlo

 

Per i clienti Halley: Ricorrente QS n.2049, Sintomo n. 2125


Scritto il 24/08/2021 , da De Carlo Eugenio

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