Pubblicato il nuovo testo dell’Allegato 5 e dell’Allegato 6 alle Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e posticipato al 1° gennaio 2022 l’obbligo di attuazione

Pubblicato il nuovo testo dell’Allegato 5 e dell’Allegato 6 alle Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e posticipato al 1° gennaio 2022 l’obbligo di attuazione

AGID

Linee guida documenti informatici: prorogata la data di entrata in vigore

Data:

18/05/2021

Pubblicato il nuovo testo dell’Allegato 5 e dell’Allegato 6 alle Linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e posticipato al 1° gennaio 2022 l’obbligo di attuazione

La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione.

In quest’ottica, con la determinazione n. 407/2020, AgID ha adottato le “Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, dopo aver esperito la procedura di informazione prevista dalla Direttiva (UE) 2015/1535 e dalla Legge 317/86, come modificata con D. Lgs. 223/2017.

Le linee guida sono state oggetto di consultazione pubblica, svolta dal 17 ottobre al 16 novembre 2019, ai sensi dell’articolo 71 del decreto legislativo n. 82/2005, come integrato e modificato dal D. Lgs. 217/2017, e adottate dopo aver sentito l’Autorità garante per la protezione dei dati personali e il Ministero per l'innovazione tecnologica e la digitalizzazione, nelle materie di competenza, e aver acquisito il parere della Conferenza Unificata.

A seguito di numerose interlocuzioni e richieste di modifica provenienti da associazioni di categoria e amministrazioni, per quanto attiene in particolare l’Allegato 5 - Metadati e l’Allegato 6 -  Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati, AgID ha provveduto all’aggiornamento di tali allegati nonché alla correzione di alcuni refusi nel testo delle Linee guida adottati con nuova Determinazione n. 371/2021.

Per consentire l’adeguamento alle modifiche introdotte, è stata fissata al 1° gennaio 2022 la nuova data relativa all’obbligo di adozione delle Linee guida.

Come accedere

I nuovi documenti sono consultabili nella pagina relativa al Documento informatico e nella sezione delle Linee Guida. 

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Domande frequenti

I documenti ad esclusiva rilevanza interna devono essere protocollati?

Si anche i documenti ad esclusiva rilevanza interna devono essere protocollati.

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Per i documenti definitivi trasmessi tra ufficio e ufficio c'è l'obbligo della protocollazione?

Secondo quanto previsto dall’articolo 18 comma 1 del DPCM 3.12.2013 Regole tecniche per il protocollo informatico, ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una AOO corrisponde un’unica operazione di registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dall’art. 53 del TU.

Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione.

Vi è l'obbligo della protocollazione solo ai documenti scambiati tra AOO diverse, anche appartenenti alla stessa amministrazione.

Per i documenti scambiati tra uffici appartenenti alla stessa AOO non esiste tale obbligo; per specifiche esigenze è possibile creare registri interni che possano tracciare e dare un ordine cronologico a particolari atti (es. delibere). I registri interni devono essere poi collegati con l’applicativo di gestione del protocollo informatico.

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