Firma digitale atti amministrativi

Risposta al quesito del dott. Alfonso Pisani

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Sono responsabile di P.O. di un Comune sotto i 5.000 abitanti per 30 ore settimanali cat. C1, ed anche responsabile di P.O. in altri due comuni, uno sotto i 3.000 per 12 ore settimanali e l'altro sotto i 1.000 abitanti per 6 ore settimanali, oltre il normale orario di servizio del Comune titolare. Chiedo alla luce di ciò, in quanto credo non possa fare altrimenti per non rallentare enormemente l'attività di ufficio, se sia legittimo firmare digitalmente gli atti (Delibere, Determine o altro), a prescindere dalla presenza fisica nel luogo di lavoro interessato, in qualunque orario mi sia possibile, anche sabato, domenica o addirittura in ferie o in malattia.

Risposta

Si sottolinea che dalla ricerca eseguita non ci risultano sentenze relativamente al caso in proposito, per cui di seguito viene data un’opinione basata puramente su elementi teorici.

Per ciò che riguarda la problematica del luogo va tenuto presente che esistono casistiche in cui non si può prescindere dalla presenza fisica in un determinato luogo per l’apposizione della firma; ad esempio la firma di contratti in forma pubblica in cui l’ufficiale rogante attesta che la firma dell’ufficiale stipulante è stata apposta in sua presenza (sia essa firma digitale o cartacea).

E’ opportuno, pertanto, considerare anche la natura dell’atto.

In altre casistiche non ravvisiamo profili di nullità o annullabilità dell’atto dovuti al luogo in cui è apposta la firma.

Per ciò che riguarda l’orario e la data in cui si firma va tenuto presente che di per se la firma digitale non fornisce una certificazione temporale opponibile a terzi, la quale è fornita ai sensi del DPCM 22 febbraio 2013 (regole Tecniche Firme Digitali), dalla segnatura di protocollo, dalla marca temporale, dalla ricevuta di ritorno di una PEC contenente il documento o dal processo di conservazione a norma.

E’ pur vero che la firma digitale può contenere (non sempre) un riferimento temporale, ma lo stesso non è opponibile a terzi in sede probatoria per il suddetto DPCM.

Pur non ritenendo ancora una volta, di norma, gli atti nulli o annullabili se firmati fuori dall’orario di lavoro presso il Comune per il quale viene prodotto l’atto siamo dell’opinione che:

1.         nei casi in cui si firma un atto di un Comune nell’orario in cui contrattualmente si debba eseguire la prestazione lavorativa presso un altro si sia passibili di provvedimento disciplinare e di un’eventuale richiesta di azione risarcitoria  da parte del secondo;

2.         Nel caso in cui si firmi un atto quando si è in malattia bisogna tener presente che il CCNL triennio 2016-2018 art. 57 comma 3 prevede che il lavoratore deve:

g) non attendere ad occupazioni estranee al servizio e ad attività che ritardino il recupero psico-fisico nel periodo di malattia od infortunio;

per cui, nella vastità di casistiche che ne derivano si consiglia un approccio prudente.

 

Infine, ancora nell’ottica della prudenza, la firma in un giorno di ferie strettamente parlando sarebbe ancora un atto contrario a quanto stabilito nel CCNL citato che all’art. 28 comma 9 recita:

9. Le ferie sono un diritto irrinunciabile e non sono monetizzabili. Esse sono fruite, previa autorizzazione, nel corso di ciascun anno solare, in periodi compatibili con le esigenze di servizio, tenuto conto delle richieste del dipendente.

Nella sostanza nei periodi di ferie o malattia la soluzione migliore, quando applicabile, è la delega dei poteri di firma ad altro dipendente.

21 gennaio 2020            Alfonso Pisani


Scritto il 24/01/2020 , da Pisani Alfonso

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