Approfondimento di Alfonso Pisani                                                                                                

Il protocollo e l’annullamento delle registrazioni

Alfonso Pisano[i]

La gestione informatizzata dei documenti rappresenta uno dei punti chiave per un’amministrazione pubblica per rispettare i requisiti di  efficacia, imparzialità, economicità e trasparenza.

Gli uffici di archivio e protocollo, per il passato spesso non ambiti dai dipendenti degli enti assumono tutta un’altra importanza con la normativa relativa alla digitalizzazione dei procedimenti.

La gestione documentale è normata, correntemente, nel DPR 445/00, cd Testo Unico sulla documentazione amministrativa, nel d.lgs. 82/2005, Codice dell’Amministrazione digitale e nelle regole tecniche sulla gestione documentale DPCM 3/12/2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli  40    -bis    ,  41,  47,  57    -bis      e  71,  del  Codice  dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”. 

In questo articolo approfondiamo il concetto di annullamento di una registrazione di protocollo e le casistiche in cui essa debba essere applicata.

Anzitutto specifichiamo una cosa fin da subito: molti credono che un documento non protocollato non esista giuridicamente. In realtà ciò non è affatto vero in quanto un qualsiasi atto che sia una manifestazione di volontà di un PA (provvedimento) esiste e produce effetti in relazione alle caratteristiche peculiari dell’atto stesso (atti recettizi, pubblicazione integrativa dell’efficaci ecc.).

Una trattazione interessante si trova a questo link:

http://www.servizidemografici.com/atti-e-provvedimenti-amministrativi-la-mancanza-della-segnatura-di-protocollo-non-motivo-di-nullit-o-causa-di-annullamento.html

Ciò è anche abbastanza intuitivo, altrimenti annullando una registrazione di protocollo se ne annullerebbero anche gli effetti e ciò è chiaramente in contrasto con tutta la normativa vigente che richiede un atto specifico per annullarne o revocarne gli effetti di un altro (vedasi CAPO IV-bis - EFFICACIA ED INVALIDITÀ DEL PROVVEDIMENTO AMMINISTRATIVO. REVOCA E RECESSO della l. 241/1990)

La protocollazione di un atto ha pertanto due funzioni:

1. Identificare univocamente il documento tra quelli prodotti o ricevuti dalla PA
2. Certificare con opponibilità a terzi l’esistenza di un documento in un certa data
    

 Relativamente al punto 2) deve essere ben chiaro che il protocollo o meglio la segnatura di protocollo non è certo l’unico modo per certificare l’esistenza di un certo documento ad una data. Le relate di notifica, i timbri postali per i documenti cartacei e le ricevute di avvenute consegna di una PEC o la marcatura temporali sono classici esempi di certificazione temporale opponibile a terzi.

La registrazione di protocollo presuppone che nel registro stesso di protocollo siano presenti almeno le seguenti informazioni (cd nucleo minimo di protocollo):

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.

Ogni sistema di protocollo informatico deve registrare almeno le suddette informazioni in maniera “immodificabile”. Ciò significa che, mentre altre informazioni potrebbero essere modificate, purché il sistema tenga tracce delle modifiche (ma le linee guida sui documenti informatici di AGID attualmente in consultazione stanno limitando fortemente anche le altre casistiche), le informazioni da a ad f di cui sopra non possono essere modificate, ma bisogna, nel caso in cui occorra cambiarle, annullare la registrazione di protocollo e registrare il documento ad un numero differente e andrebbe inclusa nella nuova registrazione di protocollo un riferimento alla vecchia.

L’art. 54 comma 2 del DPR 445/00 recita:

La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione

Nella sostanza il numero di protocollo annullato non deve essere riallocabile e dovrà rimanere per sempre attribuito a quel documento.

E’ dunque evidente che la necessità di modifica di una delle informazioni da a) ad f)  determina l’annullamento dell’intera registrazione di protocollo.

L’annullamento, tuttavia, non è libera, ma necessita di un provvedimento.

La ratio è che sul registro di protocollo, atto di pubblica fede, bisogna avere il massimo controllo e l’annullamento è una azione molto forte oltre a essere certo non frequente (e non auspicata).

Chi deve emanare il provvedimento di cui sopra e quale è la procedura da seguire?

Il manuale di gestione documentale, documento sui cui avremo modo di soffermarci in altre occasioni, deve descrivere la procedura ed il soggetto deputato ad emanare il provvedimento, di norma dovrebbe essere il Responsabile della Gestione Documentale altra figura su cui scriveremo in futuro. La procedura potrebbe ad esempio prevedere un meccanismo di emanazione del provvedimento su richiesta da parte del soggetto o dell’ufficio che ha erroneamente immesso le informazioni, ricordiamo che non è detto sia il solo ufficio protocollo ad avere l’autorizzazione a protocollare nel sistema, o di un provvedimento preparato d’ufficio allorché, ad esempio, ci si accorge esaminando il registro di protocollo di registrazioni duplicate.

Alleghiamo un modello di provvedimento in cui viene disposto l’annullamento di una registrazione.

Ricordiamo che tali provvedimenti vanno conservati insieme ad un registro degli annullamenti (vedi linee guida AGID sul registro giornaliero di protocollo a prposito del registro delle modifiche).

24 novembre 2019