Archiviazione/distruzione carta di identità vecchia

Se la domanda mi fosse stata posta qualche anno fa quando venivano rilasciate le carte “cartacee” la risposta sarebbe stata la seguente: è possibile il non ritiro del documento scaduto salvo tagliarne un lembo, tirarvi una riga sul frontespizio con un pennarello indelebile e comunque renderla inutilizzabile, in alternativa staccare la foto e consegnarla  “per ricordo” all’interessato se la richiesta avveniva.

Oggi, considerato che il rilascio riguarda la c.i.e., documento contenente un micro chip ed altri elementi comunque completamente differenti dal precedente modello cartaceo, il ritiro è previsto e consigliato.

Peraltro il documento scaduto può essere utilizzato come documento di riconoscimento e, conseguentemente, il cittadino sarebbe in possesso di un doppio documento.

Alla fine della procedura viene consegnata all'interessato la scheda riepilogativa della richiesta del documento e contestualmente in quel momento viene quindi ritirata la precedente carta di identità, ricordando al richiedente che la ricevuta che viene rilasciata al momento della richiesta della CIE, è un documento di riconoscimento.

Colgo l’occasione per ricordare alcuni aspetti relativi alla distruzione dei cartellini in deposito.

Il Ministero dell'Interno con avviso del 01 febbraio 2017 pubblicato sul proprio sito che si riporta integralmente detta le modalità di distruzione dei supporti delle vecchie CIE in giacenza da parte dei Comuni emettitori.
"Ai sensi e per gli effetti dell'art. 68 delle "Nuove Istruzioni per la disciplina dei servizi di vigilanza e controllo sulla produzione delle carte valori, degli stampati a rigoroso rendiconto" approvate con Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze 4 agosto 2003, successivamente modificato, e delle relative circolari, si autorizza in via preventiva e permanente la distruzione in loco dei supporti delle vecchie Carte d'Identità Elettroniche in giacenza presso gli uffici dei Comuni emettitori. L'operazione di distruzione (per macerazione, incenerimento o altro sistema idoneo) dovrà avvenire, una volta accertati i quantitativi da distruggere e indicati i seriali dei supporti, alla presenza del Funzionario Responsabile dell'Ufficio anagrafe che dovrà redigere apposito verbale sottoscritto da tutti i presenti alle relative operazioni, da conservarsi agli atti per cinque anni. Copia autentica del verbale di cui sopra dovrà essere trasmessa, in formato digitale, all' indirizzo di posta elettronica certificata: dipartimento.tesoro@pec.mef.gov.it;  nel campo oggetto della mail dovrà essere indicato "destinatario Ufficio X della Direzione VI"

Per lo scarto in questione devono essere osservate le procedure di cui al D.P.R. 2 ottobre 1911, n. 1163 “Regolamento per gli Archivi di Stato” che all’art. 74 testualmente recita :“Le Province, i Comuni e le istituzioni pubbliche di beneficenza non potranno procedere ad alcuna eliminazione di atti, dei quali reputino inutile l’ulteriore conservazione, se non in seguito ad apposita deliberazione motivata dei rispettivi consigli, cui dovrà essere allegato l’elenco descrittivo
delle carte da eliminarsi. Tali deliberazioni saranno assoggettate a speciale approvazione da parte dei Prefetti, previo nulla osta da concedersi dai soprintendenti o direttore degli archivi di Stato competenti per circoscrizione.
Quando il soprintendente o direttore creda di non poter concedere il “nulla-osta” in base agli elementi forniti dall’Amministrazione proponente lo scarto, ne riferisce al Ministero dell’Interno, il quale decide definitivamente ogni contestazione, udito il parere della Giunta o del Consiglio per gli archivi.”

Riferimenti normativi

• Regio decreto 18 giugno 1931, n. 773 - TESTO UNICO DELLE LEGGI DI PUBLICA SICUREZZA TULPS. Art.3. 
• LEGGE 16 giugno 1998, n. 191 - Modifiche ed integrazioni alle leggi 15 marzo 1997, n. 59, e 15 maggio 1997, n. 127 nonché norme in materia di formazione del personale dipendente e di lavoro a distanza nelle pubbliche amministrazioni. Disposizioni in materia di edilizia scolastica. Art. 2 comma 4.  
• DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 22 ottobre 1999, n.437 - Regolamento recante caratteristiche e modalità per il rilascio della Carta di identità elettronica e del documento di identità elettronico, a norma dell’articolo 2, comma 10, della legge 15 maggio 1997, n. 127, come modificato dall’articolo 2, comma 4, della legge 16 giugno 1998.  
• DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell’amministrazione digitale. Art. 64, Art. 65.  
• DECRETO-LEGGE 31 gennaio 2005, n. 7 - Disposizioni urgenti per l’università e la ricerca, per i beni e le attività culturali, per il completamento di grandi opere strategiche, per la mobilità dei pubblici dipendenti e per semplificare gli adempimenti relativi a imposte di bollo e tasse di concessione, nonché altre misure urgenti. Art. 7 vicies-ter, Art. 7 vicies-quater.  
• DECRETO-LEGGE 19 giugno 2015, n. 78 - Disposizioni urgenti in materia di enti territoriali. Disposizioni atte garantire la continuità dei dispositivi di sicurezza e di controllo del territorio. Razionalizzazione delle spese del servizio sanitario nazionale, nonché norme in materia di rifiuti e di emissioni industriali. Art. 10.  
• DECRETO 23 dicembre 2015 - Modalità tecniche di emissione della Carta d’identità elettronica.  
• DECRETO 25 maggio 2016 - Determinazione del corrispettivo a carico del richiedente la carta d’identità elettronica, ai sensi dell’art. 7-vicies quater del decreto-legge 31 gennaio 2005, n. 7, convertito, con modificazioni, dalla legge 31 marzo 2005, n. 43.  
• DECRETO 16 luglio 2020,n° 76 - Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale. Identita’ digitale, domicilio digitale e accesso ai servizi digitali. Art. 24.
  2 novembre 2021              Roberto Gimigliano
   

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