Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: online le Linee Guida

Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: online le Linee Guida

AGID

Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici: online le Linee Guida

Data:

11/09/2020

Pubblicato il documento che fornisce alle pubbliche amministrazioni indicazioni sulla gestione documentale, elemento centrale per la digitalizzazione delle pratiche amministrative

La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione. In quest’ottica sono state adottate e pubblicate le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Le Linee Guida, che si compongono di sei allegati tecnici, sono state emanate dopo avere seguito la procedura conforme alle indicazioni dell’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) e hanno il duplice scopo di:

- aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014;

- fornire una cornice unica di regolamentazione per le regole tecniche e le circolari in materia, in coerenza con le discipline dei Beni culturali.

I documenti pubblicati sono stati realizzati da un gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore.

Approfondimenti:

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

conservazione

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Domande frequenti

Quale piano di conservazione per i soggetti privati?

Come stabilito dal paragrafo 3.5 Manuale di gestione documentale delle Linee guida, per i soggetti diversi dalle Pubbliche Amministrazioni che sono sprovvisti di piano di conservazione, devono essere definiti i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti, ivi compresi i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.

conservazione

Cosa è il piano di conservazione?

Il piano di conservazione, come stabilito nell’allegato 1 Glossario dei termini e degli acronimi delle Linee guida, è un “documento, allegato al manuale di gestione e integrato con il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445”. Le Pubbliche Amministrazioni, come stabilito dal paragrafo 3.5 Manuale di gestione documentale delle Linee guida, sono tenute ad adempiere alle disposizioni del piano di conservazione in merito all’indicazione dei tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate.

conservazione

Quali obblighi esistono per il manuale di conservazione?

Come stabilito nel paragrafo 4.7 Manuale di conservazione delle Linee guida, le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il manuale di conservazione, ossia un documento informatico che descrive il sistema di conservazione. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013.